こんな管理会社はいらない 変更・見直しの極意
管理会社に不満はありませんか?管理委託費のこと、サービスのこと。安くて良い管理会社と付き合える方法、管理会社変更・見積の際気をつけなければならないこと、極意を授けます。
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こんにちは、関東(東京・千葉・埼玉・神奈川・横浜)で活躍するマンション管理士です。管理会社変更・見直しをお考えの方、お気軽にご相談ください。

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見積を取る際の共通条件書の作成-その3
国土交通省の標準をアレンジした共通条件書の作成方法の第2回目です。

見積内訳書について説明致します。

標準では別紙内訳書として次の三つの事例を示しています。

【内訳明示例1】
第一号から第四号までの各業務費には一般管理費及び利益が含ま
れておらず、第五号で別に表示されているもの
定額委託業務費月額内訳
一事務管理業務費
二管理員業務費
三清掃業務費
四建物・設備管理業務費
ア○○業務費
イ○○業務費


五管理報酬(管理会社の一般管理費および利益)
消費税額等

【内訳明示例2】
第一号の管理手数料に事務管理業務費、一般管理費及び利益が含
まれており、第二号から第四号までの各業務費には一般管理費及び利益が含まれて
いないもの
定額委託業務費月額内訳
一管理手数料(事務管理業務費+管理会社の一般管理費および利益)
二管理員業務費
三清掃業務費
四建物・設備管理業務費
ア○○業務費
イ○○業務費


消費税額等

【内訳明示例3】
第一号から第四号までの各業務費に一般管理費及び利益が含まれ
ているもの
定額委託業務費月額内訳
一事務管理業務費(各業務原価+管理会社の一般管理費および利益)
二管理員業務費(〃)
三清掃業務費(〃)
四建物・設備管理業務費
ア○○業務費(〃)
イ○○業務費(〃)


五管理報酬
消費税額等

※一般管理費とは?
業務に携わっている社員の給料・賞与、諸手当、福利厚生費、交際費、旅費交通費、通信費、租税公課などが該当

管理会社によって内訳書の様式は異なり、明示例1(管理報酬を一般管理費等別の言葉で表現している場合あり)または明示例3を使っているケースが多いです。

相見積を取る際に見積内訳書の様式を統一しないと横並びにしにくくなりますので、明示例1または3をベースに具体的に示しましょう。

別紙 見積内訳書

次の項目に分類し見積もり提出をお願いします。追加項目は認めません

一事務管理業務費
二管理員業務費
三清掃業務費
ア日常清掃費
イ定期清掃費
四建物設備管理業務費
アエレベータ保守費
イ消防設備保守費
ウ建物設備定期調査費
エ給水設備保守費
オ排水設備保守費
カ機械式駐車場保守費
五機械警備業務費
消費税

次回は、数回に分けて国交省標準別表をアレンジした各業務の仕様書作成方法を説明致します。

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見積を取る際の共通条件書の作成-その2
管理会社に相見積を取る共通条件として、国土交通省の標準管理委託契約をベースにした仕様書の作成の仕方をレクチャーします。

標準管理委託契約は・・・

約款

別紙(委託費の内訳書)

別表(各業務の業務仕様書)

で構成されています。

今回の記事はまず約款を仕様書にアレンジする方法です。

条項別にポイントの説明をします。

1-1総則
⇒甲をマンション名+管理組合、乙を管理受託会社としてください。
1-2本マンションの表示及び管理対象部分
⇒管理規約を見て「(1)名称、(2)所在地、(3)敷地の権利形態、(4)建物(①構造②建築面積③延床面積④③専有部分の戸数、(5)管理対象部分(①敷地②専有部分に属さない建物の部分③専有部分に属さない建物の付属物④付属施設⑤規約共用部分)を記載してください
1-3管理事務の内容及び実施方法
⇒見積を依頼する大項目を記載してください(①事務管理業務、②管理員業務、③清掃業務、④建物設備管理業務、④緊急対応・遠隔監視業務等)
1-4第三者への再委託
⇒標準のままの記載でよいでしょう
1-5善管注意義務
⇒標準のままの記載でよいでしょう
1-6管理事務に要する費用の負担及び支払方法
⇒ここは少しアレンジが必要です。
一定額委託業務費の額:内訳は、別紙見積のとおりとする。
二支払期日及び支払方法:乙が指定する口座に振り込む方法により支払う。
三日割計算:期間が一月に満たない場合は当該月の暦日数によって日割計算を行う
管理事務を実施するのに伴い必要とする費用の負担区分は一覧にまとめた方がわかりやすいです(理事会・総会資料印刷代、電話料、消耗品費、清掃用具代、長期修繕計画作成費等を管理組合、管理会社どちらが負担するか)
1-7管理員室等の使用
⇒管理員室等の使用に係る費用の負担は前条の負担区分一覧にまとめると良いです。
1-8緊急時の業務
⇒標準のままの記載でよいでしょう
1-9管理事務の報告等
⇒事業報告書の提出期限は、事業年度終了後1ヵ月以内とすることがよいでしょう
1-10管理費等滞納者に対する督促
⇒標準のままの記載でよいでしょう(別表への引用番号は間違いがないか要確認)
1-11有害行為の中止要求
⇒標準のままの記載でよいでしょう
1-12通知義務
⇒長期不在、組合員の転居、駐車場等使用契約についても通知する項目と追記しましょう
1-13専有部分等への立入り
⇒標準のままの記載でよいでしょう
1-14管理規約の提供等
⇒耐震診断や石綿調査の記載は該当しない場合は削除しましょう。また、提供等の費用負担について乙が請求する場合はその旨記載しましょう
1-15乙の使用者責任
⇒標準のままの記載でよいでしょう
1-16守秘義務
⇒標準のままの記載でよいでしょう
1-17免責事項
管理会社の責任区分を明確にするために、内容を充実させることが望ましいです。
1-18契約の解除
⇒標準のままの記載でよいでしょう
1-19解約の申し入れ
⇒標準のままの記載でよいでしょう
1-20契約期間
⇒次回更新時の契約期間を記載しましょう
1-21契約の更新
⇒標準のままの記載でよいでしょう
1-22法令改正に伴う契約の変更
⇒標準のままの記載でよいでしょう
1-23誠実義務等
⇒標準のままの記載でよいでしょう
1-25合意管轄裁判所
⇒標準のままの記載でよいでしょう

次回は別紙(委託費の内訳書)のアレンジ方法を紹介します。お楽しみに!

仕様書を作成することで、「今の管理委託契約書をコピーし、同じ内容で見積をください」とは異なり、管理組合のやる気が管理会社へ伝わります。やる気が感じ取れれば、管理会社の見積・提案の一生懸命さも違ってきます。

面倒かもしれませんが、仕様書を作成し見積を取りましょう。

【マンション管理セミナーのお知らせ】

2014年11月3日(祝日)14時から新宿にて当事務所主催のマンション管理セミナーを開催します。

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見積を取る際の共通条件書の作成-その1
見積を取る際には、二つの方法があります。

ひとつは提案方式で各社自由な様式で見積を取る。各社の特徴がでますが、金額の単純比較ができないのが難点です。

もうひとつは共通条件方式で、組合が共通仕様書を作成し、同じ条件化で金額を提示させるという方式です。組合の要望が明確になった上で、金額の単純比較が容易です。

双方メリット・デメリットがありますが、本ブログでは共通条件方式での見積もり提示を前提とします。

共通条件方式での一番の壁は、条件書(仕様書)を作成しなければならないということです。

管理会社が提示している委託契約書の金額だけを隠して、それを仕様書にする。これもひとつの方法です。

本ブログでは、国交省の標準管理委託契約書をベースにした仕様書の作成方法をご説明します。

詳しくは次回をお楽しみに!

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相見積候補の選び方
管理会社の相見積は積極的に取るべきだと前回のブログ記事に示しました。

まず、見積の依頼先をどうするかです。

ここで重要なポイントは、あくまでも参考に相見積を取るのか、それとも結果次第で管理会社変更するかの方針です。

後者の管理会社変更も視野に入れるのであれば、今とは別の管理会社管理会社変更する場合があります。

管理会社変更の決定は、当然総会決議に委ねられます。

選定の会社で、なぜその会社を選んだか、選考過程の段階で透明性が求められます。

役員や組合員のリサーチによる推薦だと、「知り合いの業者で、何か癒着しているのでは?」と嫌疑がかかります。

そこで、管理会社変更も視野に入れて見積を取るならば、相見積の候補先を選ぶ段階から、「なぜこの会社なのか?」という明確な根拠が求められます。

この場合、私は専門新聞を用いた公募記事を掲載することが良いのでは?と助言します。

分譲マンション管理に特化した専門新聞で一番購読数が多いのは、「マンション管理新聞」です。

無料で公募記事を掲載して頂けますので、インターネットで検索し、問い合わせをしてみてください。

次に、参考までに委託費の世間相場観、妥当性を知りたいという場合は、前者ほど気を使う必要がありません。

たとえば、分譲マンション管理会社の受託戸数ランキング(私のホームページにも一部抜粋があります)やマンション管理業協会のホームページから、規模や地域性を加味して望ましい管理会社を選択すればよいと思います。

ここで注意です。

見積は管理組合として正式に依頼するわけですから、一組合員や、理事長であったとしても一役員単独で勝手に相見積を取ることは望ましくありません。

少なくとも理事会決議を通して、見積を取るべきです。

理事会には管理会社が出席し、見積の競合相手は話しにくいと思いますので、一度管理会社に退席し役員だけでお話をしましょう

次のブログ記事は見積を依頼する際の共通条件書の作成方法について記します。お楽しみに!

【ブログランキングサイトに参加中!当ブログをもっと読みたい!という方は下の画像をクリックして頂ければ励みになります】

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相見積もりを取ることは常識的なことです
管理会社に対する満足度について、

コスト面

サービス面

二つの基準があります。

果たして他のマンションと比較して、自分の管理会社はどのくらいのレベルなのか?

知りたいということはごくごく自然な発想だと思います。

業者を選択することは総会の決議が必要になりますが、相見積もりを取ることは理事会で行うことは、規約上なんら問題ありません。

もし管理会社の相見積もりが総会決議を取らないと駄目という「理屈」があるのならば、小修繕の相見積もりを取る行為も同様な扱いとなり、他社と競合することなく管理会社が受注できる、管理会社にとっては、とても好都合がビジネスモデルになります。

管理会社相見積もりが総会決議じゃなきゃ駄目と強く言う組合員は、管理会社の回し者と影口をたたかれてもしかたがないでしょう。

管理会社に相談すると「相見積」なんてとんでもない!と相当な抵抗に合います。前述のように総会決議は取ったのですか?と無茶苦茶な理屈をつけて相見積りを阻止しようとします。

管理組合が、マンション会計の支出の有効活用を真剣に考えるのであれば、相見積りを取り、まずは現行のコストが相場に比べてどのようなレベルにあるか?知ることは、むしろ当たり前にやらなければならないことだと思います。

今回の記事から管理会社の相見積もりを取り方について解説します。

注意点は、業者選定をする方法についてをレクチャーするものではないということです。同程度の契約書の内容で、他社がどのくらい委託費を提示するのか比較するための作業方法についての記載になります。

手順としては、

1.相見積もり依頼先の選定

2.相見積もりの仕様書・見積り手順書の作成

3.現地説明

4.質疑応答

5.見積り提出

6.比較検討

になります。

次回の日記で相見積もり先の選定方法を日記に記します。

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