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こんな管理会社はいらない 変更・見直しの極意
管理会社に不満はありませんか?管理委託費のこと、サービスのこと。安くて良い管理会社と付き合える方法、管理会社変更・見積の際気をつけなければならないこと、極意を授けます。
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こんにちは、関東(東京・千葉・埼玉・神奈川・横浜)で活躍するマンション管理士です。管理会社変更・見直しをお考えの方、お気軽にご相談ください。

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毎月の出納、会計業務の報告
管理会社変更・見直しの極意』サイトにお越し頂き有難うございます!

今回のテーマは、管理会社見直し時の契約内容チェックポイントです。

管理委託契約書別表第1 基幹事務より、

管理会社は、

1、会計の収支状況に関する報告

2、組合員の管理費等の収納状況

3、組合員の管理費等の滞納状況

を毎月管理組合に報告することが決められています。

今時報告していない管理会社はないのでしょうが、

どこまでの範囲を報告書面に記載されているかがポイントになります。

収支状況であれば、貸借対照表、収支計算書は当然のこととし、月次収支報告書、総勘定元帳、通帳の写し等が添付されているか?

収納状況であれば、入金一覧が提出されるのか?

滞納状況であれば、滞納者一覧だけが報告されるのか?督促状況まで含まれるのか?

管理会社によってまちまちですが、執行部たる理事会に対する報告なら、なるべく詳細を書面に記載した報告分を提出することが望まれます。

もうひとつポイントですが、理事だけが回覧、報告を受けて終わりではなく、最終チェックは監事にお願いし、毎月の単位で監査印をもらうことも大切です。

一年に一回まとめて監査を行うなんて、無理がありすぎます。

定期的に運営状況を監査することにより、『不正』『ミス』を抑制できる効果があります。

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テーマ:住まい - ジャンル:ライフ

管理費等収納の流れ(管理委託契約書別表第1-1-(2)‐まる1「三」)
管理会社変更・見直しの極意』サイトにお越し頂き有難うございます!

今回のテーマは、管理会社見直し時の契約内容チェックポイントです。

管理委託契約書別表第1
(2) 出納(保証契約を締結して甲の収納口座と甲の保管口座を設ける場合)
① 甲の組合員が甲に納入する管理費、修繕積立金、専用使用料その他の金銭(以下「管理費等」という。)の収納

条文「三」に基づくと・・

1、各戸からの管理費等の収納は管理規約に定める預金口座振替の方法によって行います
→通常管理会社指定のファイナンス会社を利用することになりますので、管理会社変更によって、各戸が口座振替の申し込みをしなくてはなりません。
→ファイナンスが会社に振替手数料を支払いますが、管理会社変更後同じファイナンス会社を利用した場合でも手数料が異なる場合があります。
2、預金口座振替を行う日は委託する管理会社で異なります。
→管理規約に管理費等収納期日が明記されていますので、管理会社変更により管理規約変更を行わなくてはならない時があります。

3、『イ方式』を用いる場合には、一月以内に管理費余剰金+修繕積立金を収納口座から保管口座へ移し替えします。
イ方式とは
→収納口座とは管理費等の入金および管理費会計の支出を行うための口座です。管理費余剰金および修繕積立金は1月以内に保管口座へ移し替えする法的義務があります。
→保管口座とは修繕積立金と管理費余剰金を保管するための専用口座で、管理会社が通帳と印鑑を同時保管することが禁止されています。

管理費等の収納方法は管理会社によって違います。

管理会社を変更した場合には、重要事項説明会の場において、新管理会社に詳細を説明してもらいましょう

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テーマ:住宅・不動産 - ジャンル:ライフ

管理費等負担額一覧の提出(委託契約書別表第1-1-(2)‐まる1「一」)
管理会社変更・見直しの極意』サイトにお越し頂き有難うございます!

今回のテーマは、管理会社見直し時の契約内容チェックポイントです。

管理委託契約書別表第1
(2) 出納(保証契約を締結して甲の収納口座と甲の保管口座を設ける場合)
① 甲の組合員が甲に納入する管理費、修繕積立金、専用使用料その他の金銭(以下「管理費等」という。)の収納
一 甲の管理規約等の定め若しくは総会決議、組合員名簿若しくは組合員異動届又は専用使用契約書に基づき、組合員別の一月当たりの管理費等の負担額の一覧表(以下「組合員別管理費等負担額一覧表」という。)を甲に提出する。

上記条文「一」に基づくと・・

1、総会で管理費・修繕積立金・専用使用料(駐車場料等)の金額変更があったとき
2、組合員(=区分所有者)が転売・相続等により変わった時
3、駐車場・駐輪場等の使用者が変わった時

は、管理会社は組合員別の一月当たりの管理費等の負担額の一覧表を管理組合に提出すると定めています。

負担額の一覧表とは、

101号 山田 花子 管理費12000円 修繕積立金8000円 駐車場5000円
102号 日本 太郎 管理費11300円 修繕積立金7830円
103号 東京 龍馬 管理費15000円 修繕積立金10000円 駐車場8000円



標準の条文を読み解くと、こんな風に記載され、変更がある度に管理組合・・代表者たる理事長に提出されることになります。

この条文どおりの業務を実施している管理会社は少数ではないでしょうか?

管理会社見直し時には、しっかりチェックする必要があります。

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テーマ:住宅・不動産 - ジャンル:ライフ

毎月の収支状況の報告(委託契約書別表第1-1-(1)-まる3)
管理会社変更・見直しの極意』サイトにお越し頂き有難うございます!

今回のテーマは、管理会社見直し時の契約内容チェックポイントです。

管理委託契約書別表第1
1 基幹事務
(1)管理組合の会計の収入及び支出の調定
③収支状況の報告

標準管理委託契約書の見直しにより、平成22年5月以降の契約更新から、条文の一部が変更されました。
従来の管理規約では、管理組合の請求があったときのみ、会計報告を行えば良かったのですが、改定により、毎月の収支報告が義務化されました。

過去日記にも書いていますが、すでに月次収支報告は一般化されており、毎月の収支報告を行っていない管理会社の方が少数派でしょう。

チェックポイントは、3つあります。

1.収支報告をいつの分をいつまでに提出されるのか?
標準では前月分を、毎月末日までにとしていますが、各社で対応が異なる場合があります。
2.どのような報告スタイルをとるのか?
理事長に郵送なのか?理事会で報告なのか?役員全員に回覧なのか?を確認しておきましょう。管理会社各社で対応が異なります。
3.どのような書式で提出するのか?
収支報告書と貸借対照表の2点セットを基本とします。通帳の写しや月別収支報告書等の添付は管理会社によってマチマチなので、事前にどのような書式で提出されるかサンプルをもらうと良いでしょう


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テーマ:住宅・不動産 - ジャンル:ライフ

決算書の素案の作成(委託契約別表第1-1-(1)‐まる2)
管理会社変更・見直しの極意』サイトにお越し頂き有難うございます!

今回のテーマは、管理会社見直し時の契約内容チェックポイントです。

管理委託契約書別表第1は事務管理業務仕様書
1 基幹事務
(1)管理組合の会計の収入及び支出の調定
収支決算の素案の作成
決算書の素案は管理会社が作成します。
チェックポイントは2つです。
一つは、決算書素案時に提出する書類の内容です。
契約書では
①収支報告書
②貸借対照表
この二つは必須です。
以下の書類は管理会社によってまちまちです。
③科目毎支出明細または総勘定元帳
④滞納一覧
⑤残高証明書
⑥通帳の写し
管理会社を見直す際にどのような書類を決算書とともに添付するかをしっかり確認しましょう!

二つめは、決算書の素案の提出時期です。
「甲(管理組合)の事業年度終了後1月以内」としていることが一般的ですが、管理会社の中には2月以内になっている場合があります。
管理規約では総会の開催時期を事業年後終了後2か月または3か月以内と定めていますが、管理会社から素案の提出期限が事業年度終了後から2月もかかってしまうと、管理規約に定めれられた適切な時期に総会を開催できない恐れがあります。

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