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こんな管理会社はいらない 変更・見直しの極意
管理会社に不満はありませんか?管理委託費のこと、サービスのこと。安くて良い管理会社と付き合える方法、管理会社変更・見積の際気をつけなければならないこと、極意を授けます。
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こんにちは、関東(東京・千葉・埼玉・神奈川・横浜)で活躍するマンション管理士です。管理会社変更・見直しをお考えの方、お気軽にご相談ください。

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管理会社相見積もりには総会決議は必要か!?
理事会が住民の同意を得ずに、管理会社の相見積を取ったことが原因で紛糾したマンションの相談を行ったケースがいくつかあります。

何で、こんな重要なことを理事会が勝手に進めるんだ!越権行為だと相見積を取った理事会を責め立てます。

そもそも、管理会社の相見積を取るために総会決議等の同意が必要なのでしょうか?

私は、相見積を取ること自体は住民への事前告知や総会決議は不要だと思います。

例えば工事を一例に取ると、相見積を取る行為は普通に行われています。これについては総会決議を取っているわけではありません。むしろ、相見積を取らないで管理会社へ特命発注すると、「運営が甘い」と総会でお叱りを受けます。

確かに、事前に相見積を取りますよと、住民に事前告知することは丁寧なやり方なのでしょうが、事前告知しないことにより理事会が責められる理由は見当たりません。

この話を聞くと、組合のために価格の妥当性を知ることを目的として理事会が相見積を取っているのに、組合員から抗議されるのは何か不思議な気がします。

よくよく、相談先のマンションのお話を聞いていると、理事会議事録回覧前に、組合員からクレームがはいることもあるようで、どうやら管理会社が一枚噛んでいる可能性が高いようです。

管理会社にとって相見積を取られることは、比較対象ができることで減額交渉をされる、また、他社の良いアピールを受けると管理会社を変更されてしまうと、マイナス面しか感じられないと思います。

管理会社は、相見積もりの動きを察知すると、フロントの上席者が飛んできて、ちょうど減額提案する予定でした等適当なことを言って、仕様を落としたり、再委託先を変えたり、自社の本願である利益を落とさずに、お茶を濁した削減提案でごまかそうとします。

管理会社提案が通らない場合は、管理会社の味方になる組合員をリサーチし、その組合員を利用して「相見積はいけない」「理事会は暴走している」等の誤った情報操作を仕掛けてきます。

自社の利益を守るためなら、泥臭いことをいくらでもやってきます。正しいことをしている理事会が悪者に仕立て上げられないように予防線を張ることが必要です。

【マンション管理勉強会のご案内】

管理会社お任せではなく、マンション側が管理会社を上手に活用できるよう理事会の力をつけていく必要があります。

10月13日(祝日)14時より、新宿にて8名定員、会費無料の勉強会を開催します。

今回のテーマは「理事会運営力UP」です。

1年任期総入れ替え持ち回りでも、工夫をすれば運営力が向上する余地は多くあります。

マンション管理士が経験を踏まえたヒントを提供するとともに、皆様のマンションの成功例・失敗例を情報交換したいと思います。

セミナーは2時間を予定し、終了後は会費制(500-1000円程度)で管理組合情報交換会・親睦会を予定しています。

詳しくは下のアドレスをクリックして頂ければ、案内ページへジャンプします。

http://www.idaken.net/study.html

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管理会社変更・見直しには反対が付き物
管理会社を見直す際、理事会はこれまでの管理会社の問題点を列挙し、改善のためには見直しが必要であることを組合員に訴え、理解を得ようとする。

訴えの内容が理にかなっていても、保守派や管理会社シンパからの抵抗はあるものと考え準備を進めていくことが必要だ。

保守派は今と変わることが心配で仕方がない。見えない不安に脅えるグループである。

管理会社シンパ(同情者)は、管理会社が好きなので、問題点を問題だと感じない。問題があったとしても良い点を探してきて、良い点が悪い点を勝ると言うか、もしくは、管理会社見直し時に候補管理会社の悪い点をみつけ、今の管理会社よりも劣ると主張するグループである。

管理会社を見直そうとする改革派にとって抵抗勢力になる保守派や管理会社シンパは必ずしも一枚岩でなかったり、断固意見を曲げない方ばかりではない。

時間をかけて説得したり、マンション全体が見直し良しと言う雰囲気になったりすると、考え方を変える方も多い。

【管理会社変更・見直しで注意をする点】

1.改革には抵抗が付き物だと考える

2.見直しの理由がどんなに理にかなっていても、そうでないと受け止める方もいるため、事を性急に進めたり、強引にすすめたりせず、合意形成は慎重に行う

3.反対派(保守派・管理会社シンパ等)とは対立姿勢は避ける。感情的になるとお互い引くに引けなくなり、人間関係が悪化する。

4.変更・見直しの準備を進める前に、アンケートや住民集会で理事会の意向を伝えると共に、反対派を含めて住民の声に耳を傾ける

5.反対派=敵だと思って行動しない。理事会が丁寧な準備プロセスを踏めば、賛成に考えを変える人もいる

6.管理会社の妨害工作をけん制する(情報操作、裏での手引きをしにくくする予防線を張る)

管理会社を探す、総会で変更を上程する、けして難しい手続きではない。

とんとん拍子で理事会内では話は進むものの、方向性がまとまった時点で組合員にお伺いを立てると、猛反発を喰らい、話が頓挫したという事例は数多くある。

管理組合のパートナー選びは重要な決定事項と考え、慎重・丁寧に行動をしていくことが望まれる。

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管理会社変更・見直しの大義名分
管理会社を見直そう!」

管理会社変更を決めたわけではないのに、こう切り出すと組合員は過剰な反応をする。

そうでなくとも、人は変化に対して拒否反応を起こす。

多くのマンションの管理会社は分譲会社系列で、売主のブランドから外れることには不安感を感じるものだ。

「管理費や修繕積み立て金の支払いは減らすことができればいいな」

「お金を支払っているのだから管理会社にはきちんと仕事をしてもらいたい」

組合員の本音はこうだが、見直しを嫌う保守派の組合員が必要以上に不安を煽ると、本音よりも不安が勝り、折角、良い方向に進もうとしても改革が頓挫する。

さらに、既得利益を犯されたくない管理会社が必死の抵抗を示し、妨害工作も辞さずだ。

管理会社は表面に出て妨害工作をすることはほとんどない。

保守派の組合員と管理会社シンパ(=同調者)を裏で結束させ、改革を阻止するための活動のお膳立てを裏でする。

最初、改革にはそれほど不安に感じていなくとも、管理会社が裏工作をし、それが浸透すれば、管理組合内部は大騒ぎとなり、マンション中で揉める位ならば、現状維持に不満を持ちつつも、そのまま(今の管理会社の提案どおり)でいいやと言う空気が流れる。

管理費や修繕積立金は自動引き落としになっていることから、支払っている感覚や使い道に対する感覚が疎くなる。

その結果、管理費・修繕積立金の使い道は管理会社がついているから・・ということでお任せにしてしまう。

お任せは危険だ。

お任せは管理会社性善説のもと成り立つが、管理会社はあくまでも管理組合から発注する諸業務の請負業者である。管理会社が儲かれば、管理組合が損をする利益相反の関係が成立し、管理組合の財産を一円でも多く搾り取ろうとする。

管理会社がもうけるのは仕事だから当然。もっとも話だ。
だからこそ、管理会社の儲けが度を過ぎないように管理組合は監視し、定期的に改善を要求するべきだ。

書き出しが長くなり、本旨が短くなってしまったが、保守派と支払っている管理費・修繕積立金の使途に対する関心が低い組合員を説得し、管理組合運営を改善に導くために、管理会社見直し・変更に大義名分が必要である。

年間200件以上の相談を受ける私の経験上、管理会社見直し・変更が決まりやすいタイミングがある。

1.修繕積み立て金値上げ予定
2.大規模修繕実施前に資金面で不安がある
3.長期修繕計画を検討し将来大きな不足が発生する
4.大規模修繕実施後に銀行口座の資金が枯渇する

各戸の負担増が切実な問題となれば、組合員の利害関係が一致し、管理組合全体が何とかしようという方に動いていく。

最近のニュースで

自公民が消費税10%値上げの方向で基本合意した。

東京電力が家庭向け電気料金を10%程度値上げする。

という話題が取りざたされているが、

まさにこれが管理会社見直し・変更の大義名分となるのではないだろうか。

管理費の決算を見ると、支出のウエイトが大きい代表選手が管理会社に支払う委託費と東京電力に支払う電気料金である。

管理費の収支はとんとん・・ギリギリでやりくりしている管理組合が多い。

税金、電気料値上げは、管理費収支を赤字にする心配がある。

税金があがれば、それぞれの支出は基本的に増税分増えることになる。管理費には消費税が加算されていないので増税されても収入は一定である。

増税で管理費収支が赤字にならなくとも、その分余剰金が減ることになる。

管理会社変更・見直しを検討しているマンションにとっては、組合員が共通認識を持てる増税、電気料金願えは大儀名文となり、絶好の好機といえる。

管理会社変更・見直しを検討の管理組合は、下のURLをクリック。当事務所にご相談ください(無料相談受付中)

http://www.idaken.net/change/

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管理会社変更・選定の障壁
管理会社変更・選定を行う上で障壁になることを列挙する

1.理事会の事務手続き
委託契約書に理事会支援業務を入っているので、事務的な手続き(招集通知発送、議事録作成、議案書作成等)はどうしても管理会社へおんぶにだっこになってしまう。管理会社選定の話し合いには管理会社は同席しない。会議を円滑に進めるためには議案書を準備し、また、会合が終われば記録として議事録を作成しなければならないが、今まで管理会社お任せだったので、どうしていいかわからない

2.管理会社同席では話を切り出しにくい
理事会に当事者(管理会社)が目の前にいれば話を切り出しにくい

3.シンパと保守派の反対
今の管理会社を良しと思う方だけが反対するわけではなく、改革を嫌がる保守派の抵抗(特に理由はないが変わることに不安を覚え、反対する)が想定される

4.タイムスケジュールがわからない
最終的に総会で承認を得る必要があるが、3.の反対派がいる中、合意形成のためどのような順番で行動をおこしていけばよいかわからない

5.見積先がわからない
インターネットで調べるとわかるが、管理会社の数は非常に多い。何十社に見積を取ることは可能だが、選ぶ作業が大変なので通常は5-10社程度に見積依頼業者を絞り込むことになる。何を基準に候補会社を絞り込めばいいかわからない

6.金額以外でのものさしがない
コンサルタントを入れないで見直しを進めるマンションでは、今の管理会社と締結している委託契約書をコピーし、金額だけ消して共通条件書として見積依頼をすることが一般的である。各社から見積が出た際、各社口を揃えて「国交省の標準様式に準拠しているので問題無い」と説明するが、提案書をみると違いがあるようにみえる。提案書の表現や順番は各社異なり、横一線で比較表をつくることが難しく、金額以外のものさしがない。その結果、営業マンのトークとプレゼンテーション資料の見栄えと金額が判断材料となり、本来その管理会社がもつ基本的なレベルが見えないまま管理会社が決まってしまう。

7.管理会社の妨害工作
過去日記でも書いたが、コンサルタントが入っていても妨害工作をしてくる管理会社がある。妨害工作の目的は内部分裂を招き、合意形成を取れないようにすることだ。契約を切られることがわかる管理会社は、必死だ。そのエネルギーをなんで管理組合のために向けてこなかったの?と思うくらい、強烈なパワーで妨害工作を行なう

8.親会社のブランド力
中身がどんなに2流、3流でも、有名会社の系列であると、なぜか一流企業のように思えてしまう。反対派(シンパも保守派も)はこの部分にものすごく固執する。

9.業者癒着コンサルタントの誘導
選定の客観性・透明性を確保するためにコンサルタントを入れているのだが、特定の業者を推薦することがある。親身になって推薦するコンサルタントは少なく、あまりにもプッシュが露骨すぎるときは、何らかの癒着(業務提携やバックマージン等の存在)がある可能性が高い

10.無関心
障壁があった時に、管理組合内、役員が空中分解し、管理会社選定が頓挫することがある。組合員の関心が少ないマンションで、かつ啓蒙不足の時におきやすい傾向にある

管理会社選定・変更は難しい作業ではないが、上記のような障壁が考えられることから、心してかかること、慎重に進めていくことが大切である。


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