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こんな管理会社はいらない 変更・見直しの極意
管理会社に不満はありませんか?管理委託費のこと、サービスのこと。安くて良い管理会社と付き合える方法、管理会社変更・見積の際気をつけなければならないこと、極意を授けます。
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こんにちは、関東(東京・千葉・埼玉・神奈川・横浜)で活躍するマンション管理士です。管理会社変更・見直しをお考えの方、お気軽にご相談ください。

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フロントマンと清掃業務
フロントマンの業務についての説明も今回で5回目。

業界の実態を少しでも理解し、管理会社業務の改善要望に役立てて頂ければと思う。

今回の記事は、清掃業務である。

清掃業務は日常清掃と定期清掃に大別され、

日常清掃は、一定規模以上のマンションは専属の清掃員が、50戸以下のマンションは管理員が兼務する。清掃員は管理会社の再委託先(下請け)から派遣されているケースが多い。美観を保つことは管理会社の重要業務のひとつであるが、その状態をしっかり確認しているフロントマンは少ない。管理員が兼務の場合は再委託先の指導員または管理会社の専属部署が、専属清掃員の場合は管理員が業務状況をチェックしている。

定期清掃は、高圧洗浄機やポリッシャー(先端に円盤上のものが付いている清掃器具)を用いる清掃である。管理会社は清掃業者に再委託をする。日常清掃と同様にフロントマンは業務範囲はもちろん、清掃状況を十分に確認していないことが多い。

管理組合から「汚い」「清掃不十分」だと指摘は、フロントマンが窓口となって受けることになる。

管理組合から、指摘された事後報告を求めても、専属部署や再委託先に指導しましたの報告のみで、専属部署や再委託先に丸投げし、改善されているかどうかをフロントマン自らの目で確認することは稀である。

フロントマンは物件の責任者なのだから、顧客である管理組合(理事会)から指摘された事項は、ビフォーアフターを確認する位の行動をして欲しいものである。

【マンション管理セミナーを開催します】

平成26年7月1日(火)夜7時30分より、新宿にある当事務所にて「理事会運営力UP」をテーマにしたセミナーを開催します。管理会社にしっかり働いてもらう為には、発注者の主体となる理事会がしっかりと運営を行うことが求められます。興味のある方は下記URLをご確認ください。

http://www.idaken.net/study.html


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建物設備管理業務とフロントマン
連載でフロントマン業務の内容について解説しているが、今回は建物設備管理業務について説明したい。

建物設備管理業務は管理会社が元請けとなり、ほとんどの業務を再委託先に発注し、実務を再委託先が行う。

再委託先も様々で、管理会社がビル管理会社に一括して発注し、その下請けの会社(所謂「孫請け」)から作業員を派遣するケースがある。

制服やベストを貸与しているので、一見管理会社の従業員に見えるが、そうではないということだ。

建物設備管理業務の種類は、共用部分点検(建物外観点検)、給水設備点検(給水ポンプ、受水槽清掃)、排水設備点検(排水・汚水ポンプ、排水・汚水槽清掃、浄化槽点検)、消防設備点検、エレベータ点検、駐車装置点検、建築基準法に定める法定点検、電気設備点検等である

管理会社が元請けを行う建物設備管理業務は、再委託先の選定は専門部署が行い、日程の調整・管理組合の事前および事後報告、不具合があった際の改善提案はフロントマンが行う。

管理会社は元請けとなるが、作業中の立ち会いや完了確認を専門部署が行うことは稀である。管理組合の要望により、管理員(管理員休日時にはフロントマン)が確認を行う。

管理会社は再委託先に業務マニュアルを渡し、それに沿って作業を行うように指示をするが、現場管理が皆無なため、再委託先お任せになっているのが現状である。専門部署がチェックしないので作業の指導が十分に行き渡らないため、再委託先が適当な業務を行っていることが見られる。

ところで、管理会社が元請けで建物・設備管理業務を行わない場合に、管理会社は何もやってくれないのか?というとそうではない。

委託契約書にもよるが、国土交通省の標準に準じている契約書を用いている場合は、基幹事務の中に「外注により管理会社以外の業者に行わせる場合の見積書の受理、発注補助、実施の確認を行う。」ことになっている。

管理会社が受託していた建物設備管理業務を解約され、他社に発注することになって、ふくれたフロントマンは「何もやりません!」なんてとんでもない発言をしていることがあるみたいだが、これは契約違反である。

【マンション管理セミナー開催のお知らせ】
平成26年7月1日(火) 19時30分より新宿にてマンション管理支援事務所主催のマンション管理セミナーを開催します。

今回のテーマは「理事会運営力UP」です。「会議の在り方」に着目し、管理組合運営が良くなるレクチャーを致します。

詳しくはhttp://www.idaken.net/study.htmlをご覧ください

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フロントマンと管理員業務
これまで2回に渡って、フロントマンが行う業務を説明しきた。

今回は管理員業務とフロントマンのかかわりについて説明する。

1.出勤の管理
遅刻・早退がないかのチェックを行う。中堅から大手管理会社の場合は管理員の指導を行う専門部署が行う場合がある

2.研修会や欠勤時の告知
研修や病気等により欠勤する場合に理事長に報告するとともに、掲示板等にお知らせを貼る(管理員指導員が行う場合もある)

3.各種使用申込書および組合員異動届等の提出状況を理事会への報告
管理員が受領した申込書等をフロントマンが一覧にまとめて、定例の理事会や月次業務報告書によって管理組合に報告する

4.共用部分の鍵および管理用備品の在庫管理
管理契約上は管理員が行うころになっているが、年に1回程度は管理状況に間違いがないかフロントマンが調べることが必要(ダブルチェック)。

5.管理員が行う点検業務の確認、理事会への報告
管理員が定期的に実施する外観目視点検、電球交換、諸設備の運転・作動状況の報告書の内容を確認。特記事項をフロントマンが取りまとめて、定例の理事会や月次業務報告書によって管理組合に報告する

6.不足した管理用備品の購入手配
電球や清掃用具はフロントマンが購入手配する。管理会社によっては管理員が立替払いを行い、購入する場合もある

7.文章の配布・掲示の指示
保守業務は再委託先が直接管理員に掲示物をファックス等で送る場合はあるが、管理組合依頼の配布物はフロントマンが書面を作成し、管理員に配布や掲示を指示する

8.災害・事故等の理事会報告
管理員が勤務時間に発生した災害・事故等について管理員から連絡を受け、直近に開催する定例理事会でフロントマンが報告する。

9.管理組合要望事項の説明・指導
管理員業務について管理組合から業務に対する要望があった場合に、フロントマンが管理員が打ち合わせを行い、必要に応じて業務改善指導を行う

10.管理員の採用・OJT
大手は専門部署が行うが、小規模な管理会社は面接から管理員の教育までフロントマンが行う

この業務は、一部はファックス等でやりとりはできるものの、基本的にフロントマンがマンションへ足を運び、現場を見ながら管理員と共に確認する必要がある。

そのためには、

1.管理員の勤務時間中に

2.それ相応の時間をかけて

3.複数日(月に数回)に

巡回しなければならない。

多くのフロントマンは月1回、短時間現場を巡回するのがやっとで、その結果、管理員と十分なコミュニケーションがとれなかったり、現場のことを十分把握できなかったりする。

また、管理員を再委託先から派遣している場合であっても、雇用形態が直接雇用か間接雇用かというだけの問題で、元請責任として、フロントマンが自ら行動する必要がある。現実は再委託先の派遣会社にお任せなことが多く、直接雇用よりも、現場の把握と管理員との意思疎通が不十分となる。

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フロントマンが行う基幹事務以外の事務管理業務
前回のブログ記事では、フロントマンが行う基幹事務業務について解説をした。

今回は、理事会・総会支援を含む基幹事務以外の事務管理業務について説明していく。

基幹事務以外の事務管理業務はく1)理事会支援業務2)総会支援業務3)その他業務の三つに大別される。

1.理事会支援業務
1)組合員等の名簿の整備
管理会社には複数の名簿がある。ひとつは組合員や賃借人から提出される名簿原本のファイル。ひとつはフロントマンが提出される名簿によって更新されるエクセル等で作成する連絡先一覧。ひとつは口座振替依頼書の個人データを反映する会計システムで処理される名簿である。後者の二つは、大手管理会社の場合、システムで一元管理されている場合がある。フロントマンが更新を怠ると、名簿が更新されない。また、名簿の開示について取り扱い方法については、フロントマンと良く協議する必要がある。

2)理事会の開催、運営支援
開催日程の調整、召集通知の配布、理事会の出席、資料作成、議事録案作成はすべてフロントマンが行う。フロントマンによっては、質の良くない資料が作成されたり、期日管理ができなかったりすることがある。確かに個人的な能力に起因することかもしれないが、組合が満足しないようなフロントマンを派遣することや、教育・指導をしないことについては管理会社組織の問題である。大手であっても上席者の期日や内容のチェックが十分に行われていないケースが多い

3)契約事務の処理
損害保険の契約、駐車場等共用施設の契約、第三者(管理会社以外の保守会社等)以外の契約の事務処理の代行をフロントマンが行う。フロントマンが適切に処理を行わないと、契約を行われないまま、駐車場等の貸し出しが行われたり、保守業務が行われたりすることがある。フロントマンに契約書一覧の作成を依頼し、年に1回は理事会がチェックするようにする。

2.総会支援業務
基本的には1の2)と同様の業務をフロントマンがすべて行う。但し、戸数が多いマンションは管理員や別のフロントマンがサポートをする場合がある。理事会支援と同様に、議事録は管理会社の様式で作成されるため、理事会が満足のいく内容でない場合がある(管理会社によっては決議事項しか記載されず、議案の主旨や主な質疑応答が記録されていないことがある)。総会の議長は理事長が務めることになるが、不慣れな場合、管理会社に依頼すれば、議事進行をしてくれる。

3.その他業務
1)点検・検査等に基づく助言
各種検査等の報告と、改善が必要な場合の具体的方策の助言はフロントマンが行う。管理会社が元請を行う見積もりの作成は建築専門部署が作成することになるが、指定して専門部署を理事会に招かない限りは説明や質疑応答はフロントマンが行う。改善提案は見積もりを出して終わりのことが多く、情報が少ない中、管理組合は決済しなければならない。フロントマンは多忙で専門部署が作成した見積もりを十分に確認せずに理事会へ提出、理事会は見積もりだけみても理解ができない中でフロントマンに急かされて改善工事等を発注することになる。そのため、優先順位の低い、割高(言い値)な工事を発注するリスクがあることが否めない

2)各種検査等の報告・届出
法定点検の行政への報告・届出は保守業務を行う再委託先が、管理組合名義口座の変更は会計専門部署が、諸官庁からの連絡の理事会への通知はフロントマンが行う。行政への届出書や口座名義変更の書類は理事長の署名・押印が必要であるが、その取次ぎはフロントマンが行う。フロントマンが取り次ぎ業務を疎かにすると、適切な時期に行政への報告がなされなかったり、理事長が変わってもいつまでも口座名義が変更されなかったりすることがある。それを回避するためには、一年に一度は法定点検の届出書及び通帳のコピーを理事会で確認することが必要である。

3)図書等の保管
竣工図面、議事録、管理規約原本は通常マンション内にある書庫(集会室や管理事務室に設置)に保管することになる。保管書類の在庫管理を定期的に行われていないことが多く、少なくとも年に1回はフロントマンへ在庫管理を依頼し、報告を受けるようにすることが望ましい

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フロントマンが行う基幹事務業務
前回までの日記では、管理会社の物件担当者(フロントマン)が幅広い範囲のマンション管理業務多くの掛け持ち物件を持ちながら行っていると説明した。

フロントマンの仕事内容を業務ごとに詳しく解説していく。

今回のブログ記事は、管理会社の業務でも最も肝要な基幹事務について説明していく。

基幹事務は1)会計、2)出納、3)修繕の企画・調整と三つの業務に構成されている。

この三つの業務を一括して受託する場合は原則国土交通省のマンション管理業登録が必要になる。

1.事務管理業務
1)会計業務(決算書作成、予算書作成、月次会計報告書作成)
ア:決算書と月次会計報告書は管理会社システムで出力され、管理組合の説明や修正依頼受付等はフロントマンが担当する。会計の専門部署が管理組合へ説明に赴くことはめったになく、素人に毛が生えたくらいの会計知識がないフロントマンが管理組合に会計報告を行う。管理組合から突っ込んだ質問があると、正しい回答ができない

イ:予算書はフロントマンが作成する。

2)出納業務(入出金処理、帳票類の管理、滞納者の督促)
ア:入出金処理や帳票類の管理は会計専門部署が行う

イ:滞納者の督促は、督促状発送は会計専門部署が、電話や訪問による督促はフロントマンが行う。督促行為を面倒と思うフロントマンが多く、理事会がうるさく言わないと電話等のアプローチは積極的に行わない

3)修繕の企画・調整(長期修繕計画作成、修繕・資金提案、外注業者の調整)
ア:長期修繕計画は、作成を建築専門部署が、説明をフロントマンが行う。建築の知識を少しかじった素人に毛が生えたフロントマンがマンションの資金計画の説明や意見両性を行うため、管理組合は理解を深めることができない。その結果、管理会社が時間をつくって作成した長期修繕計画書は、修繕の計画ではなく、修繕積立金をいくらにするか判断するための資金計画表になる

イ:修繕・資金提案は、管理会社が元請けになる工事の提案は積極的に行うが、それ以外は、概ね5年ごとの長期修繕計画修正のタイミングでしか行われない。修繕提案については見積程度の資料しか提示されず、説明するのは建築の知識が十分ではないフロントマン。管理組合も担当者も良くわからないまま、工事を発注してしまうことが見られる。また、消費税増税にあたっても、支出を見直した案の提示は、要望がある管理組合に対してのみ行う管理会社が多い
ウ:外注業者の調整は、管理組合が選んだ管理会社(管理会社の協力業者を含む)以外の保守業者に発注すると、自分達(管理会社)の責任外であると間違った見解を述べ、係わろうとしないことがある。スケジュールや履行調整を行うのはフロントマンの役割である。

ここまでが基幹事務である。

この解説を読むと、理事会や総会の支援がこの業務に含まれていないんだ?

と疑問に感じる方もおられると思う。

次回のブログ記事は、理事会・総会支援が含まれる基幹事務以外の事務管理業務の解説を行う。

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