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こんな管理会社はいらない 変更・見直しの極意
管理会社に不満はありませんか?管理委託費のこと、サービスのこと。安くて良い管理会社と付き合える方法、管理会社変更・見積の際気をつけなければならないこと、極意を授けます。
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こんにちは、関東(東京・千葉・埼玉・神奈川・横浜)で活躍するマンション管理士です。管理会社変更・見直しをお考えの方、お気軽にご相談ください。

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現金受領をしているマンションでこんなことが・・
管理会社を変更した後、数年後に、決算書に計上されていない小口現金が管理員室の引き出しから見つかりました。

なぜでしょう?

このマンションは施設等利用料を現地スタッフが申込時に先払いで現金を受け取り、毎月25日頃に指定口座(管理組合口座)にまとめて移し替えをします。

【発生主義の会計処理】

(3月 当月分20000円、預り金(4月分)4000円(内小口金金が1000円)
4月 当月分13000円、預り金(5月分)2000円(内小口現金が1000円)
5月 当月分15000円、預り金(6月分)5000円(内小口現金が3000円)
6月 当月分20000円、預り金(7月分)3000円(内小口現金が2000円)
※小口現金は定時振り込み後に月末までに受け取った使用料

【問題が起きたマンションの処理】

4月 15000円
5月 18000円
6月 24000円

定時振り込み後に受領した使用料(小口現金)は、翌月にまとめて振り込みをしていました。

毎月の月次決算では、定時振り込み後に現金で受け取った現金は会計処理を行っていません。

管理会社変更時に、引き出しにいれたままの小口現金の存在を忘れ、そのまま残っていたものと思われます。

管理会社変更後、しばらくしてから前の管理会社は小口現金の出納帳を処分。施設の利用台帳と、現金出納帳の照らし合わせを行っていなかったため、長らく発覚しなかったようです。

説明がわかりにくかったかもしれませんが、発生主義の処理を行わないことによるマイナス面は、「管理組合側は決算資料だけで監査ができず、不正が起こせる環境が生まれる」ということにあります。

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管理会社の会計処理は発生主義ではない!?
管理会社の会計方式は何?と質問すると、フロントマンは「発生主義です」と胸を張って回答します。

しかし、会計や経理に詳しい方が管理会社の決算をみるとおやっと思います。

事例1

隔月(奇数月)に2万円の点検業務を実施している場合・・

【発生主義】
4月:
5月:2万円(4月分は月内にに支払いがなかったので未払い金処理)
6月:
7月:2万円
8月:
9月:2万円(9月分は月内にに支払いがなかったので未払い金処理)
10月:
11月:2万円(11月分は月内にに支払いがなかったので未払い金処理)
12月:
1月:2万円
2月:
3月:2万円(3月分は月内にに支払いがなかったので未払い金処理)

【管理会社の会計処理】
4月:
5月:
6月:2万円(5月分)
7月:2万円(7月分)
8月:
9月:
10月:2万円(9月分)
11月:
12月:
1月:4万円(11月・1月分)
2月:
3月:2万円(3月中に支払いがなかったので、貸借対照表上で未払い金処理)

出金ベースで月次決算処理をし、会計期末の時のみ未払い金を行う発生主義と現金主義のミックスです。(多くの管理会社がこの会計処理を行っています)

この方法だと、期中に未払い金があったとしてもすぐにわからないというデメリットがあります。

フロントマンにこの件を確認すると、「うちは発生主義で問題ありません」の一点張り

フロントマンの会計部署以外の上席に確認しても、「うちにやりかたは問題ないです」と論点の異なる回答を繰り返すばかり。

ようやく会計部署が出てきて、「通常月は支払いベースの現金主義、会計期末に未払い金計上」をするとの回答を得られました。

馬鹿の一つ覚えで「発生主義を採用している」と思い込まず、しっかり自社の会計処理はどのように行っているか理解した上で、管理組合に正確な情報を伝え欲しいと思います。

【マンション管理セミナーのお知らせ】

2014年10月13日(祝日)14時から新宿にて「理事会運営力UP」をテーマにした勉強会を開催します。

興味のある方は下記URLをご覧ください。

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テーマ:住まい - ジャンル:ライフ

イ・ロ・ハと言っても明確に三種類だけではない出納方式
法的基準に合わせるとイ・ロ・ハ方式の三パターンしかマンション出納のフローがないと信じている方もいるようですが、管理会社によって様々な出納パターンがあります。

出納方式が適法か否かを管理組合が判断すること難しいと思います。

区分所有者→金融機関→組合名義の収納口座→費用支払い→組合名義の保管口座

区分所有者→金融機関→管理会社名義の収納口座→費用支払い→組合名義の保管口座

区分所有者→金融機関→管理会社名義の収納口座→組合名義の収納口座→費用支払い→組合名義の保管口座

区分所有者

金融機関→管理費:管理組合名義の収納口座→費用支払い→組合名義の保管口座

積立金:組合名義の保管口座

区分所有者

金融機関

組合名義の収納口座→管理会社名義の収納口座→費用支払い→組合名義の保管口座

組合名義の保管口座

等々

契約の前段で交付する重要事項説明書において、この流れを間違えて記載したり、説明内容が不十分であったりしている管理会社もあります。

そもそも、管理会社の会計システムがなるべく変更しないように、国土交通省の指示による若干のアレンジメントをしているので実態なので、統一性がまったくありません。

わかりやすさや安全性を考えると、これじゃなければだめという2・3の出納方式のみ許可にすればいいのにと思ってしまいます。

業界がやりやすいように・・を考えた法律なのでしょう。

2014年10月13日開催マンション管理セミナーの案内

セミナー専用ホームページはこちらから↓↓

http://www.idaken.net/study.html

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テーマ:暮らし・生活 - ジャンル:ライフ

会計は原則方式が一番
法律の改定に伴い、管理組合における収納方式は、「イ」「ロ」「ハ」方式の分類されるようになった。

これは法律改定前の「支払一任」「収納代行」「原則」の三方式が名称変更したのではなく、全く別の分類である。

管理会社に会計業務をまかせる場合には、ほとんどのケースで「イ」方式になる。

正直、前の分類方法の方が名称によってお金の流れが区分しやすかった。

従来原則方式をとっていた管理会社が、法律改定後に収納代行方式に切り替えたケースもある。

従来の「支払一任」「収納代行」は、収納口座に限り管理会社が通帳と印鑑を同時保管することが可能。ようは管理組合の承諾を得なくても、好きにお金が使えるわけだ。

区分所有者のほとんどがマンション外遠隔地に住むリゾートマンションや投資向けマンションを除けば、従来の「原則方式」を基本とするべきであると考える。

しかしながら、多くの管理会社は収納口座の通帳と印鑑を同時保管している。

管理会社は、管理組合に対して「押印する理事長の手間が増えるから」と説明し、通帳・印鑑同時保管を正当化するが、実態は理事長に毎回印鑑をもらう手間が面倒なだけであろう。

法律で認められているから・・そういう問題ではない。

「支払一任」「収納代行」方式が安全だと言えるほど管理会社の内部チェック機能は厳しくない。通帳と印鑑の同時保管による事故が過去何度も起きている。

http://www.ktr.mlit.go.jp/city_park/sinsei/city_park_sinsei00000187.html

国土交通省のネガティブ情報では、大手管理会社が名前を連ねている。これがマンション管理業界の実態だ。

財産の安全管理の、会社都合を優先する、こんな管理会社はいらない。

管理会社変更の際、ポイントにすること

保管口座だけではなく、収納口座の通帳・印鑑の同時保管を認めない。


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