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こんな管理会社はいらない 変更・見直しの極意
管理会社に不満はありませんか?管理委託費のこと、サービスのこと。安くて良い管理会社と付き合える方法、管理会社変更・見積の際気をつけなければならないこと、極意を授けます。
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Author:ms11kanri
こんにちは、関東(東京・千葉・埼玉・神奈川・横浜)で活躍するマンション管理士です。管理会社変更・見直しをお考えの方、お気軽にご相談ください。

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必要な時に管理員は勤務しているか?
中規模以上のマンションになると、メインとなる管理員は月から金曜日は9時から17時、土曜日は半ドンという勤務形態が一般的だ。

オートロックの付いているマンションならば、ずっと管理員室に張り付いている必要はないと思う。それならば、土・日は勤務し、平日休みにした方が住んでいる方にとっては便利ではないだろうか?

管理会社はサービス業のひとつだと思っている。

コンサルタントの私も土・日はほぼ出社だし、管理会社の担当者であるフロントマンもほぼ土・日は仕事の予定が入っているであろう。

管理員も週40時間労働をベースに標準的な仕様を土・日勤務、平日休みにしてもよいのでは?と思う

一例をあげると・・・

60戸、管理員が清掃業務を兼務するマンション

月 ゴミの日 9時~17時(内1時間は休憩、実働7時間)
火 〃    9時~12時
水      休み
木 ゴミの日 9時~17時(内1時間は休憩、実働7時間)
金 〃    9時~17時(〃)
土 〃    9時~17時(〃)
日 〃    9時~17時(〃)

土・日は来訪者が多くなったり、子供が休みで遊んだり、休みの世帯主が何かと相談事があったりと、管理員業務のニーズが高まるはず。

フロントマンは出勤しているが、土・日は管理会社は休みで連絡がつかないことが多い。そんなときに現場に管理員がいると、居住者は不便を感じない。

居住者に接する機会を増やすのは、現場スタッフとして大切なことだと思う。

既成概念にとらわれ、居住者の要望を契約に反映しようとする努力をしない。こんな管理会社はいらない

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テーマ:住宅・不動産 - ジャンル:ライフ

管理の見える化
管理員や清掃員が果たして契約書通り仕事をしているのか?

コンサルタントの仕事をして、この手の相談は多い。

真面目に仕事をしている管理員や清掃員は、こんなことを組合員に言われた日には一気にモチベーションが下がり、時には怒りをこみ上げることもあろだろう。

マンション管理にとって『管理の見える化』は、重要なキーワードである。

仕事をしているのはあたりまえではなく、顧客である管理組合に伝える努力をする必要がある。

事例をあげると・・・

私が理事長を務めるマンションでは、ひとつ前の理事長が前述の「何をしているの?」という疑問を持ち、一週間に一度業務日報が役員宛に回覧される。

回覧される日報は管理員の業務報告だけだが、普段マンションにずっといられない私を含む役員にとっては、マンション内でどのようなことが起きているか?管理員はどのようなこと対応したかがわかる貴重な資料で、理事会時に住環境の向上を審議する上で重要な材料となる。

日常清掃においては、顧問先を務めるマンションでは管理員の前や掲示板に清掃日報をぶらさげ、誰でも閲覧できる工夫をしている管理会社もいる。

情報をクローズにすると、何をやっているのか気になるのが人間の心理だと思う。

住んでいる側が一番身近な管理員・清掃員業務の情報はオープンにし、「見える化」を図るべきだ。

信用してくださいとは口先で何とでも言える。

強い信頼関係を築く方法を考える。多くの管理会社に欠けている部分だ。

情報がクローズだと、疑心暗鬼になる顧客である管理組合は管理会社に不信感を抱くだけだし、誤解をされる真面目に働く管理員・清掃員が気の毒だ。

『管理の見える化』を軽視する、こんな管理会社はいらない。

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テーマ:住まい - ジャンル:ライフ

雨が降ったらお休みで♪
管理会社選定のため、現地調査会を行ったマンションでの出来事。

巡回清掃員が来て、1時間いるかいないかでいなくなってしまった!

『雨が降って、体調が悪い』とブツブツつぶやいていたが、委託契約では1日3時間勤務と定めている。

この日、現地調査を実施することは、管理会社は知っている。

管理会社に何らかの不満を持ち、変更も一つのオプションとして管理組合は考えている。

管理会社変更されるかもしれないという緊張感を全く感じない。

早退の事実は多分管理会社は知らないだろう。

もし、知っていたとしても、早く帰った分の委託費は管理組合が何も言わなければ返還されないであろう。

本当に体調が悪かったのかもしれないのに、可哀想だ!と思われる方もいるかもしれない。

昨年このマンションにおいては、大規模修繕コンサルタントの仕事をしていたが、その際同様な出来事を数回目撃しているのだ。

これをたまたまと捉えるのか、日常茶飯事と捉えるのか?

勤怠のチェックを現地でできなければ、タイムカードの設置や、電話で提示連絡を入れる等の品質管理方法を構築するべきであろう。

契約書に定めた仕事をしない・仕事をしてない分の委託費まで請求する、こんな管理会社はいらない。

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テーマ:住宅・不動産 - ジャンル:ライフ

管理員の評価【契約を守る】
管理会社の善し悪しを判断する上で、管理員業務の評価方法について前回の日記に続いて触れてみる。

今回は管理員業務の評価基準として・・契約内容を守っているか?だ。

住んでいる皆さんが管理委託契約書の内容を目にする機会は少ない。

ほとんどの管理会社は国交省の標準管理委託契約書を準用しているはずなので、その内容をもとに解説したい。

勤務日・勤務時間
勤務日・勤務時間は、毎週○曜日から○曜日の午前○時○分から午後○時○分までとする。ただし緊急事態の発生したときその他やむを得ない場合においては、当該時間以外に適宜執務するもとする。
→昼休みの時間もここに記載している管理会社は多い。管理員の自己判断による遅刻、早退は許されない。早く来たから早く帰っていいなんてことはあってはいけない。

休日
日曜日、祝日及び国が定める休日並びに乙が定める有給休暇(忌引、夏期休暇及び年末年始休暇を含む。)は休日とする。この場合、乙は、あらかじめ甲にその旨を届けるものとする。
→勤務日・勤務時間を遵守してもらうのなら、休日出勤した場合の業務費清算方法を明確にしたほうが良い。ただ働きは気の毒だ。

業務の区分及び業務内容

受付等の業務(※甲は管理組合、乙は管理会社
一 甲が定める各種使用申込の受理及び報告
→使用申込みの用紙を準備しているか?
→申込があった場合に管理組合に報告しているか?
→申込書類を整理整頓しているか?
二 甲が定める組合員等異動届出書の受理及び報告
→届出があった場合に管理組合に報告しているか?
→届出書を整理整頓しているか?
三 宅配物の預かり、引渡し
→宅配ボックスがあるマンションは記載なし、また宅配ボックスがなくてもこの業務が含まれていないことが多い。記載があれば受け取れないもの(冷蔵、冷凍物、金品等)を明確にしているか?
四 利害関係人に対する管理規約等の閲覧
→閲覧方法を管理組合と協議し明確にしているか?
五 共用部分の鍵の管理及び貸出し
→鍵の貸出簿があるか?
→定期的に鍵の数を確認しているか?
六 管理用備品の在庫管理
→在庫管理表があるか?
→定期的にチェックしているか?
七 引越業者等に対する指示
→指示マニュアルがあるか?
→指示方法(引越しのルール)を管理組合が理解しているか?

点検業務
一 建物、諸設備及び諸施設の外観目視点検
→外観目視点検確認表はあるか?
→外観目視点検確認表を管理組合に開示しているか?
二 照明の点灯及び消灯並びに管球類等の点検
→照明点検確認表はあるか?
→管球類の在庫管理表はあるか?
三 諸設備の運転及び作動状況の点検並びにその記録
→設備点検確認表はあるか?
→設備点検確認表を管理組合に開示しているか?
四 無断駐車等の記録

立会業務
一 外注業者の業務の着手、履行の立会い
→業務着手、履行確認簿があるか?
二 ゴミ搬出時の際の立会い
三 災害、事故等の処理の立会い
→災害、事故等の対応マニュアルがあるか?
→災害、事故等の対応方法を管理組合が理解しているか?

報告連絡業務
一 甲の文書の配付又は掲示
→掲示板に不要なものを掲示していないか?
→掲示板は見やすく整理されているか?
二 各種届出、点検結果、立会結果等の報告
→管理員の報告業務が月次業務報告書に反映されているか?
三 災害、事故等発生時の連絡、報告
→災害、事故等の対応マニュアルがあるか?

契約書に書いていることは守る。あたりまえのことだ。

標準を丸々コピーして出来もしない業務を契約書に記載するような管理会社はいらない。

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管理員の評価【見た目】
前回の日記で定期的に管理会社を査定することは必要だという問題提起をした。

どのような判断基準を設けるか?良い悪いの価値判断はマンションによって異なるとは思うが、まず管理員業務について考えていきたい。

管理会社の業務の中では住んでいる方に一番接点が近いのが管理員業務だ。

毎日のように顔を合わせる距離にいる管理員。見た目、見た感じ、イメージはとても重要だ。

【見た感じでチェック!】
1.遅刻・早退はしないか?
2.服装、身だしなみは清潔感があるのか?
3.サンダル履きをしていないか?
4.名札を付け業務をしているのか?(従業員証が望ましい)
5.管理員室はきれいに使用しているか?
6.挨拶はできるか?
7.居住者の情報を他の居住者(役員を含む)に話していないか?
8.言葉使いは丁寧か?
9.掲示板は整理されているか?必要がない古い掲示物が貼っていないか?
10.手描きの注意書きを長期間貼っていないか?
11.執務中にラジオやテレビを聞いて(見て)いないか?
12.自己判断で行動をしていないか?

次回の日記ではもう少し詳しく評価方法について書き示したい

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