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こんな管理会社はいらない 変更・見直しの極意
管理会社に不満はありませんか?管理委託費のこと、サービスのこと。安くて良い管理会社と付き合える方法、管理会社変更・見積の際気をつけなければならないこと、極意を授けます。
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こんにちは、関東(東京・千葉・埼玉・神奈川・横浜)で活躍するマンション管理士です。管理会社変更・見直しをお考えの方、お気軽にご相談ください。

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持ち回り制の役員って管理会社にとって都合が良いのか?
1年任期総入れ替えの理事会制度は、管理会社にとって都合が良いというお話をよく聞きますが、本当にそうなのでしょうか?

国土交通省監修の管理規約の文言をみてみると任期は○年としています。

しかしながら、

マンション標準管理規約コメントには、
①役員の任期については、組合の実情に応じて1~2年で設定することとし、選任に当たっては、その就任日及び任期の期限を明確にする。
②業務の継続性を重視すれば、役員は半数改選とするのもよい。その場合は、役員の任期は2年とする

と記載されています。

竣工当時の管理規約作成者は管理会社が多いです。

管理会社は、ほとんどのマンションで任期「1年」を選択し、選任方法は「持ち回り」とします。

管理会社が役員任期を「1年」とする意図は・・・

この意図について、「管理会社にとって都合の良い姿」と想像させられているのです。

私なりに1年とする意図をを考えて見ます。

>1.任期を2年とするより、短い1年のほうが役員の成り手(引き受けてくれる)が多くなる。役員候補者に声掛けを任される管理会社にとって、引き受けが容易な1年任期は手間が少ない。

2.管理会社の業務に対してうるさく言う役員がいても、1年任期だと1年管理会社が辛抱すれば、うるさく言う役員はいなくなる

3.1年任期だと、管理組合運営への知識・経験を十分に持ち合わせないうちに任期が終わるために、管理会社に対する業務チェックが甘くなるために、管理会社は業務品質向上の努力をしなくても済む

4.1年任期だと、前年の役員が委託契約更新にかかる重要事項説明を受けるために、実際に組合活動を行う当年の役員は契約内容を熟知していない。理事会から契約について細かい指摘を受ける可能性が低いため、管理会社は契約どおりの仕事をしていなかくても見逃される

5.責任と労力が伴う役員は、1年間なにごともなく終わらせようと、現状維持を基本として波風を立てないような対応をする。管理会社や組合運営に対して不満を抱いていも、自分たちの代で手間のかかる改革を行うことについてはネガティブで来期に問題を先送りする傾向にある。管理会社にとって締め付けがきつくなったり、組合運営が活発になったりすると、管理会社の業務負担が増える。問題が先送りされることで、改革がなかなか進まず、管理会社は自分たちのペースで仕事を続けることができる。

2-5については、役員が留任すれば私が想定する管理会社の思惑通りにいかなくなりますが、そもそも留任する役員は少数派です。

私は、1年任期総入れ替え持ち回りによる役員制度は、管理組合運営にとってはトータル的なメリットは少ないと思います。

ただし、規約で1年任期と記載しているマンションでは、任期変更にあたっては総会の特別決議(75%以上の賛成)が必要になり、ハードルが高くなります。

持ち回り制の場合、いつかは自分たちに役員が回ってくるので、任期を長くする必要性は理解できたとしても、自分の負担を増やすことは歓迎せずに、票集めが難航することになります。

規約を改定しない場合は、志の高い役員が制度(規約)を利用し、留任を繰り返すという方法も考えられますが、役員の固定化も持ち回りとは別の懸念があります。

現在1年任期持ち回りの制度で運営しているマンションは、継続性・主体性が欠け、管理会社の手抜きを招きやすいので、任期を変更しないとしても何らかの「対策」を行うことが求められます。

【マンション管理セミナー開催のお知らせ】

「理事会の運営力UP!2014年その2」をテーマにしたセミナーを10月13日(祝日)14時から新宿にて開催します。

会費は無料。定員は8名になります。

今回の主な内容は、

①継続性・主体性を持つ運営を行うためには?

②理事会が対応するトラブル対処方法のヒント

です。

講義はもちろん行いますが、参加者からも成功談・失敗談を頂ければ幸いです。

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管理会社に都合のよい役員選任制度
理事会と管理会社の間で起きる『言った・言わない』を防ぐ改善方法の最終回。今回は長期的に持続する方法を検討してみる

『鳴かぬなら鳴かせてみせよう管理会社』~議事録編LEVEL5~
**理事会運営に継続性を持たせる**

役員が輪番制かつ短期任期、総入れ替えのマンションにおいては、活動が活発な代と、そうでない時の差が生じる。

管理会社からすれば自分たちの重荷になるLEVEL1~LEVEL4の行為は、できればやりたくない。引継ぎが不十分で会ったり、過去を知っている役員がいなかったりすると、管理会社に聞くことになるが、役員の入れ替えにより管理会社お任せになるタイミングを狙って、約束ごとがなかったかの対応する。

どんなに良いシステムをつくっても、継続しなければ無駄になる。そうならないためにも、国土交通省発表の標準指針の望ましい姿である複数年任期や半数改選等の役員選任制度を見直し、引継を強化し長期的な継続性を持たせる体制づくりが望まれる。

自分たちに都合の良いやりかたを「一般論」であるかのように理事会を洗脳する。こんな管理会社はいらない。

【告知】

私がボランティア参加している『マンション管理組合適性化ネットワーク』主催で、平成23年3月12日(土)13時30分より、新宿で勉強会・交流会を開催します。

今回のテーマは、

「管理委託費の見直し」

です。

進め方から見直し後の品質確保までを詳しく学ぶことができます。

http://ekumiai.web.fc2.com/seminar.html#a

私を含めて、業者の宣伝、営業行為が0の純粋な勉強会、交流会です。

興味のあるかたは是非ご参加ください。

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管理会社と情報を共有
理事会と管理会社の間で起きる「言った・言わない」。議事録が適切な処理されただけでは解決しない。

管理会社に依頼した事項の進捗状況がわからず、ストレスに感じる役員は多い。

ホウレンソウ=報告・連絡・相談を疎かにしている管理会社は、役員がガミガミ言わない限り、のんびりと自分のペースで仕事を進める。

『鳴かぬなら鳴かせてみせよう管理会社』~議事録編LEVEL4~
**議事録に執行事業処理簿を更新し、情報共有する**

議事録が配布されても、内容を細部まで読み込む人は少ない。仮に一通り読んだとしても何度も読み返すことはないだろう。

議事録に記載された管理組合の執行事業の進捗状況を確認するために、理事会議事録に連動した執行事業処理簿を作成すると良い。

処理簿を管理会社と共有することで、執行事業の遅れや忘れを役員さんはチェックしやすくなる。また、フロントマンの担当や役員交代に伴う引継ぎ時にも有効である。

管理会社は兎角フロントマン個人能力依存、フロントマン任せで、マンションの事情を知っているのはフロントマン一人であることが多い。

内部チェック機能や組織力はあてにならない。こんな管理会社はいらない。

【告知】

私がボランティア参加している『マンション管理組合適性化ネットワーク』主催で、平成23年3月12日(土)13時30分より、新宿で勉強会・交流会を開催します。

今回のテーマは、

「管理委託費の見直し」

です。

進め方から見直し後の品質確保までを詳しく学ぶことができます。

http://ekumiai.web.fc2.com/seminar.html#a

私を含めて、業者の宣伝、営業行為が0の純粋な勉強会、交流会です。

興味のあるかたは是非ご参加ください。

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理事会の締めに
前回、前々回の日記では理事会終了後に速記簿を取り、その後決められた期日内に議事録素案を提出してもらうということを書いた。

理事会で協議された事項は、管理会社と管理組合がお互い共通認識をもつことが大切である。何が決まり、検討事項はいつまでにどのようにするかを出席者全員で確認できると良い。

『鳴かぬなら鳴かせてみせよう管理会社』~議事録編LEVEL3~
**議事の最後に決定事項、管理会社の依頼事項を確認**

議長(理事長さん)や司会(管理会社)が必ずしも、議事進行が上手とは限らない。

また、議案がたくさんあると、会議の時間が長くり、最後の方には頭が疲れてしまい最初に話し合った内容がうる覚えになることも考えられる。

一通り議案の審議が終わったら、雑談に入る前に、ひとつひとつの議案について、何が決まったのか、管理会社の依頼事項は何か、依頼事項の締め切りはいつかを確認すると良い。

理事会が終わる時にLEVEL2.の速記簿に書いたことを議長または司会が読み上げる。審議内容について、捉え方の違い等の意思の不疎通が防ぐことができる。

理事会終了前に「本日のまとめ」を報告→理事会後すぐに速記簿を作成、確認→期限を区切った議事録提出。これがスタンダードになればいいと思う。

一手間を惜しむ。こんな管理会社はいらない。

【告知】

私がボランティア参加している『マンション管理組合適性化ネットワーク』主催で、平成23年3月12日(土)13時30分より、新宿で勉強会・交流会を開催します。

今回のテーマは、

「管理委託費の見直し」

です。

進め方から見直し後の品質確保までを詳しく学ぶことができます。

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興味のあるかたは是非ご参加ください。

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時間と共に色褪せる記憶と記録
前回の日記では、『鳴かぬなら鳴かせてみせよう』的改善方法~議事録編LEVEL1~として議事録素案作成の期限を契約書に明記するという内容を解説した。

今回は・・・

『鳴かぬなら鳴かせてみせよう管理会社』~議事録編LEVEL2~
**速記簿を作成する**

通常理事会には管理会社物件担当者であるフロントマンひとりが同席するが、議案説明をし、管理組合の質問に対応し、資料を確認し、その中で記録を取るので、「漏れ」が多くなる。

また、管理会社は自社やグループ会社の都合の悪いことは議事録から省こうとする傾向がある。

チェック側としては・・議事録が遅く回覧されると、役員さんの記憶も曖昧になり、内容の抜けに気付かないことが多い。

議事録が遅く作成されることについてはLEVEL1の方法で解決されるが、協議した内容については、管理会社側と理事会側で取り違いも生じることもある。

そこで、理事会時にはカーボン付のレポート用紙を役員が準備し、役員の書記担当がメモをとり、会議終了後に役員、管理会社双方が確認し、署名を取り速記簿を作成する。これにより後々正式な議事録を作成する際、記載内容に不備が起こりにくくなる。

速記簿で当日の結果を理事会が確認し、それをもとに後日管理会社が理事会議事録作成し、管理組合との間で決めた期限までに素案を提出する。

【告知】

私がボランティア参加している『マンション管理組合適性化ネットワーク』主催で、平成23年3月12日(土)13時30分より、新宿で勉強会・交流会を開催します。

今回のテーマは、

「管理委託費の見直し」

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