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こんな管理会社はいらない 変更・見直しの極意
管理会社に不満はありませんか?管理委託費のこと、サービスのこと。安くて良い管理会社と付き合える方法、管理会社変更・見積の際気をつけなければならないこと、極意を授けます。
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こんにちは、関東(東京・千葉・埼玉・神奈川・横浜)で活躍するマンション管理士です。管理会社変更・見直しをお考えの方、お気軽にご相談ください。

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管理会社からの通知事項(委託契約第12条関係)
緊急対応と同じく、契約書に定められた仕事ができていない管理会社が多いようです。
ビジネスの『ほうれんそう=報告・連絡・相談』、管理業界は基本的なことを軽んじる傾向があります。

契約書では管理会社は、マンションの不具合を知った時には、速やかに管理組合に通知しなければならないことになっています。しかし、この「速やかに」の時間的感覚が、管理会社はのんびりしているようです。私は「速やかに」は、基本的に24時間以内に連絡(電話、メール、手紙等)をすることだと考えています。

また、区分所有者、居住者が変更になった時も同様に速やかに報告しなくてはなりませんが、速やかどころか、管理組合になしのつぶてと言うことがよくあるようです。

管理組合の執行部たる理事会は、誰が区分所有者なのか、誰が入居者なのか、把握できるはずなのですが、管理会社業務怠慢により、誰が住んでいるか知らないと言う現象がおきます。

チェックポイントは、通知業務をいつまでにどのような報告スタイル(月次報告なのか専用の報告文章なのか?等)で行うのかを確認することです。

管理会社の通知 詳しくはコチラへ

このカテゴリで書かれた日記の内容は、管理会社が契約書に基づいて適切な仕事を行っているか判断する基準、管理会社変更時の契約書のチェックポイントとしてご活用ください。


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テーマ:住宅・不動産 - ジャンル:ライフ

管理会社変更の総会決議要件
標準管理規約に準じた管理規約を用いるマンションであれば、総会の普通決議で管理委託会社を決めることが可能です。

管理会社変更は、今の管理会社に総会等の準備を頼むわけにはいきません。

管理会社変更の手続きに間違いがあると法的に成立しなくなる恐れがあり、後々紛争の火種になりかねませんので、不安があれば専門家に相談しながら進めていくことをお薦めします。

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管理会社が行うルール違反者への注意(委託契約第11条関係)
管理会社は、ルール違反をしている居住者がいた場合、行為の中止を求める=注意することができます。

管理組合に代わって、注意することになりますが、契約書の記載はあくまでも「できる」で文章を閉めているので、管理会社が必ずしもしなければならない業務ではありません。

そのため、ルール違反の事実に気がついてたとしても、管理組合・理事会が指示しなければ、積極的に注意をしようとする物件担当者は少ないと思います。管理会社は面倒なこと、手間になることはさけたがりますので・・・

そこで、ルール違反の事実を管理会社が発見した時に、どのような対応をするのか確認しておきましょう。

同じ建物に住んでいる住民間では、逆恨み等のリスクもありますので、注意し難いものです。かといって、違反者を見て見ないふりをするのは良くありません。管理会社が間に入って、いかにトラブルを早期解決できるかが鍵となります。

→「ルール違反者の注意」詳しくはコチラへ

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管理会社変更時、解約の意思表示をいつすればよいのか?
委託契約書に解約解除の条文が載っています。

通常は3ヶ月以上前に書面にて、理事長名で相手方(管理会社)に意思表示をすれば、解約は成立します。

解約するにあたっては、総会での合意が必要です。また、新管理会社との引継ぎ期間を考慮に入れ、余裕をもってタイムスケジュールを立てましょう。

管理会社解約の詳細はコチラへ

管理会社解除の詳細はコチラへ

続きを読む

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滞納者への督促方法(委託契約第10条関係)
滞納者への督促は、管理会社に委託する業務の中で重要な仕事の一つです。

契約書本文に書かれている内容はどの会社も変わりがありませんが、具体的内容を記載した契約書別表の内容に各社違いがでます。

別表に督促方法の詳細が記載されているものの、かなりばっさりした内容です。

別表では、契約書督促を行う期間とどのような督促を行うか程度しか確認できません。また、契約書本文には別表記載の期間が過ぎると、管理会社の督促業務は終了すると言うニュアンスのことが書かれています。

そこで、督促期間、督促方法、契約書記載の督促期間終了後の対応、督促の専門部署の有無、督促で工夫していることを各社共通で質問すると良いでしょう。

→契約書本文 督促期間等詳しくはコチラへ
→契約書別表 督促方法等詳細はコチラへ

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独立系管理会社は営業上手
独立系管理会社は、営業のみで管理物件を増やしているわけですから、提案力が高く、プレゼンテーションは基本的に上手です。

プレゼンテーションの時に配布される企画書はとてもわかりやすく、それをもとに専属の営業マンが慣れた口調で説明するため、管理組合は過度な期待を持ってしまいます。その結果、管理会社変更後に期待を裏切られたという管理組合が多いのも現実です。

一般的に独立系管理会社が提示する見積は他者に比べ安いのですが、管理サービスの中身は、合理的=システム化されているので、管理組合にとって合う合わないが大きく分かれます。

金額の大小だけで選択するのであれば、独立系管理会社は本命候補でしょう。しかし、管理サービスの向上を期待するのであれば、よほど慎重に吟味しないといけません。プレゼンテーションは良い事しか言いません。特に営業トークが上手な独立系管理会社は、額面の何割かぐらいと捉えていた方が無難です。

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管理事務の報告(管理委託契約第9条関係)
管理会社から毎月報告書が回覧また配布されると思いますが、どこまでの範囲が記載されていますか?

委託契約書においては、毎年一度提出する年次報告と、管理組合の要請によって提出する報告があります。最近は、毎月の報告書提出は管理業界ではスタンダードになりつつあります。

業務報告書を提出すれば良いというわけではなく、報告内容が重要になります。
会計の収支はもちろんのこと、管理会社が受託している管理業務についての報告が望まれます。

チェックポイント1:年次、月次報告書がどのような期限(スケジュール)で提出されるか?

チェックポイント2:報告書の中身を確認する。前述のとおり会計の収支だけではなく、管理業務全般を盛り込んだ報告書が理想です。各社の雛形(月次と年次)を取り寄せ、比較するとわかりやすいでしょう。

定期的に業務報告書を提出しても中身の薄いものでは仕方がありません。中身の濃い報告書を提出できる管理会社は、きめ細かい対応と、高い事務処理能力が期待できます。

管理会社のホウレンソウ①はコチラへ

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