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こんな管理会社はいらない 変更・見直しの極意
管理会社に不満はありませんか?管理委託費のこと、サービスのこと。安くて良い管理会社と付き合える方法、管理会社変更・見積の際気をつけなければならないこと、極意を授けます。
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こんにちは、関東(東京・千葉・埼玉・神奈川・横浜)で活躍するマンション管理士です。管理会社変更・見直しをお考えの方、お気軽にご相談ください。

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管理会社の事故責任(委託契約第17条関係)
委託契約書では、次の場合、管理会社に事故等の責任はないものとしています。

・ 善管注意義務を果たしている時
・ 書面をもって管理組合に改善提案したにもかかわらず、管理組合が承認しない時
管理会社の責めに帰することができない時

善管注意義務とは、管理会社が管理のプロとして通常持ち合わせる範囲の注意を指します。素人ではないので、プロとして求められる責任は重くなります。

また、改善提案・喚起は書面でないとダメだということがポイントです。管理会社が電話等で口頭説明するだけでは、何かあった場合に、管理会社は自己責任を負う可能性があるということです。

マンションに事故が起きた際に、管理会社に過失の可能性があることでも、管理組合は契約書の条文をよく読まないことを知っていることから、うまく責任逃れをします。

管理会社変更・見直し時の際、管理会社の責任はどこまでの範囲なのか理解することが大切です。

▼管理会社の事故責任 詳しくはこちらへ

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この日記の内容は、管理会社が契約書に基づいて適切な仕事を行っているか判断する基準、管理会社変更時の契約書のチェックポイントとしてご活用ください。


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テーマ:住宅・不動産 - ジャンル:ライフ

大手管理会社と小規模管理会社の違い
フロントマン(物件担当者)一人当たりの、担当物件数は、大手でも中小規模の管理会社もさほど変わりがありません。

大手と小規模管理会社の差がでるところは、経理や総務担当等事務方の人数と、法務部や建築部署等の後方支援部隊の有無です。

小規模マンションのフロントマンは、いわば一人何役もこなす何でも屋です。責任の所在、窓口を一本化できるメリットはあるものの、能力が高い万能タイプのフロントマンはそうそう多くいるわけがありませんので、フロントマン個人能力の差が如実に管理組合に影響をあたえます。

大手マンションは、その逆で窓口が複数化し、同じ会社に依頼しているのに関わらず、責任の擦り付け合いのようなことが起こりえます。ただし、事務方、後方支援部隊の存在があるので、フロントマンの個人能力が多少劣っていても、一定水準以上の管理サービスが受けられることが多いようです。

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管理会社の守秘義務
愛想は良いが、何でも話す、おしゃべりな管理員やフロントマンを見かけることがあります。これは非常に軽率な行為です。

区分所有者のプライバシーを知る機会が多い管理員、フロントマンは管理会社従業員です。知りえたことを外部に漏らすことは適正化法により禁止されています。

おしゃべりな管理員やフロントマンは、管理会社の教育制度に問題があるか、従業員としての適正に欠けているか、いずれかでしょう。

コミュニケーションを取るなとは言いませんが、行き過ぎた言動はいけません。

話は変わって、守秘義務があるとはいえ、管理会社は、区分所有者の情報をある程度把握しなくてはならない立場の理事会にはきちんと報告する必要があります。

最近は、個人情報を言い訳に、報告業務を怠る管理会社フロントマンが多いようです。区分所有者の情報等をどこまで開示するか、管理会社のプライバシーポリシーを含めて、あらかじめ確認しましょう。

▼管理会社の守秘義務詳しくはコチラへ

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大手管理会社は安心か?
大手管理会社であっても、仕事振りに対する不満の声をききますし、管理費等流用の不正、着服事件も発生します。

近年、着服等の会計不正が明るみに出た管理会社は・・

大京アステージ
日本ハウズイング
東急コミュニティー
三菱藤和コミュニティー
エヌケー建物管理
中央管財
伊藤忠アーバンコミュニティ
テス
大坂ガスコミュニティサービス

管理受託棟数ランキング上位の会社がいくつも名を連ねます。
(インターネットで「会社名」と「着服」または「不正」というキーワードで検索すると事件の概要が確認できます)

大切なマンションを任せるのであれば、一定以上の規模(管理戸数)がある大手管理会社を選択するのはリスクが少ないでしょうが、10000戸未満の小規模管理会社であってもフットワークがよく、柔軟性があり、誠実な対応をしてくれるところはあります。

管理会社の会社規模は確かに選考する上で判断材料の一つにはなりますが、皆さんが望む管理はどうしたら手に入るのか?もっとも相性がよい管理会社はどこなのか?をしっかり見定めることが大切です。

大手=安心の図式は必ずしもなりたたないと思います。

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管理員・フロントマンが起こしたトラブルは企業の責任(委託契約第14条関係)
管理員やフロントマンが独自の判断で、マンション側に迷惑をかけることがあった場合、個人の責任ではなく、雇用している管理会社の責任になります。

トラブルを起こした管理員やフロントマンに文句を言っても、不都合なことは会社組織に報告せず、解決が遅れる場合がありますので、管理会社の然るべき立場の人間(管理員の不始末はフロントマン、フロントマンの責任はその上司)に事情を説明し、対応を依頼しましょう。

最近の事例で、大手管理会社社員が管理組合の財産を着服したことが明るみになりました。その時には、企業として速やかに謝罪をしています。

ネガティブ情報

兎角、管理会社はフロントマンの個人の力量、裁量にお任せがちなので、不満を感じた管理組合は、対応方法を理解しておいて損はないと思います。

▼「使用者責任」詳しくはコチラへ

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管理会社に過度な期待はしない
管理会社の不満点、問題点を整理し、自分のマンションともっともマッチング(相性)の良い管理会社をきちんと選考できれば、管理会社から受けるサービスは向上するでしょう。

しかし、安心は禁物です。

管理会社任せにすると、数年後にはお互いに馴れ合い関係となり、管理会社に甘えが生じ、やがて、過去と同じ問題を繰り返すことになります。

管理会社担当者の力量には限界があります。
管理会社は万能ではありません。
管理会社は契約書に定められた仕事しかしません。

管理会社を変更すると同時に、管理組合内の運営方法を改めなくてはマンション管理は良くなりません。

管理会社に過度な期待はしないようにしましょう。

管理組合の自主性を高め、管理会社をうまくつかいこなせられるようになることが大切です。

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専有部分を転売する時の対応(委託契約第14条関係)
マンション(専有部分)を転売する時に、必ず仲介不動産業者は、マンションの管理状況、管理費等の支払方法等について調査をします。

調査の依頼先は管理会社で、管理会社は有償で報告書を作成します。管理組合とは直接関係はしませんが、不動産業者から依頼があってから、管理会社がどの位の期間で、費用はいくらで報告書を発行するか調べておいてもよいでしょう。

あmた、新しく購入した区分所有者が、マンションのルールを把握せず、入居後トラブルを起こすケースがあります。

新しい区分所有者がルールを知らない原因は、仲介不動産業者からの説明不足が考えられます。管理組合の状況を管理組合が作成する報告書で細かく記述すれば、原因解決になります。

どのような内容を仲介不動産業者に報告するかを、明確にしておくことが望まれます。

詳しくはコチラへ→転貸時、転売時のトラブルを防ぐためには

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共通条件で管理会社に見積を取る
各社自由形式の見積、提案だと、選考の際比較が難しくなり、結局金額だけで管理会社を選ぶことになります。

1、現行の委託契約条件
2、管理組合が要望する契約条件
3、現行管理の不満、問題点をどのように解決するのか?質問状

をオリジナルの仕様書として作成することが理想です。

一般的に現行の管理会社と締結している管理委託契約書の金額を消したものを全ページコピーし、それを仕様書とする方法が一番簡便です。この方法を取る場合、会計方式等業務方法は各社必ず違いがあるので、見積提出時に相違点を管理会社に提出してもらい、その内容を選考する際にしっかりチェックしましょう。

シロウトの管理組合が管理会社の業務詳細の違いを見極めるのは難しいので、重要な部分は専門家に相談することをお薦めします。

管理費削減コンサルタントやマンション管理士のサポートの支援を受ける場合、見積を依頼する際の仕様書に、現行の委託契約のコピーや使い回しの雛形を用いる業者が多いのです。私から言わせれば、この程度の仕事しかできないコンサルタント会社に、報酬を支払うのはもったいない。管理組合の自助努力だけで管理費削減、管理会社変更はできると考えます。

仕様書は、見積を取る管理会社に対して、管理組合がどのようなことを望んでいるか、強くアピールする最初の機会です。標準的な仕様書を提示するだけでは、管理組合の要望が十分に伝わらず、管理費削減はできたものの、他の問題点は少しも改善しなかったと言う結果にたどり着きます。

コンサルタント会社、マンション管理士がプロとしての仕事は、管理組合の情報をヒアリングにより十分に得て、それを分析した上で、形(仕様書)にすることです。委託費が一戸あたり○○円だから高い安いではなく、その内容に拘ってもらいたいものです。

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専有部分立入り業務(委託契約第13条関係)
管理会社が、受託業務として専有部分に立ち入る必要がある消防点検や排水管清掃を実施する場合は、区分所有者および入居者に部屋に入ることを請求できます。

専有部分の立入り検査が実施できない場合は、立入りを拒否されたことになりますので、契約書上、管理会社は管理組合に対し、点検の実施率と未実施の部屋を通知しなくてはなりません。

この条項についても管理会社はきちんと実施していないことが多いので、専有部分の立入り検査後、実施の報告をいつまでにどのような形で報告するのかを事前に確認しておきましょう。

また、管理会社は「専有部分」内は委託契約範囲外だと主張し、手間を避ける傾向があります。

緊急対応や、前述の業務については、専有部分内のことであっても管理会社は責任をもって業務を行わなくてはなりません。

管理組合は管理の素人だと思って、管理会社は自社に都合の良いことや適当なことを言ってきますので、気をつけましょう。

このプログでは、管理会社と対等に渡り合えるようなノウハウをお伝えしていきます!

詳しくはコチラへ|専有部分の立ち入り|

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管理会社からの説明会は全戸に周知する
管理会社変更の準備は理事会が中心で進めることになりますが、管理会社選考にあたって、管理会社からのプレゼンテーション会は全戸に案内を配布し、区分所有者なら誰でも説明会に参加する機会を与えましょう。

管理会社を決めるのは非常に重要なことです。

選考作業は、理事会の審議だけではなく、開かれた場において、区分所有者の意見を聞きながら進めていくことが望まれます。

テーマ:住まい - ジャンル:ライフ

管理会社選定スタート
住まいのマンションで管理会社選定作業がスタートします。

理事会で審議の結果、8社から見積を取ることが決まり、連絡したところ1社が辞退。7社+追加1社を候補会社となります。

辞退した管理会社は、繁忙期のため管理組合で指定した現地調査日の日程調整が難しいとのこと。

丁寧な文章のメールが返ってきましたが、内容は事務的で、積極性のなさが見られます。

管理組合からオファーをかけた時点から、管理会社選定の作業は始まっています。

電話対応、メールの内容、最低限のビジネスマナーができていない管理会社には仕事が頼みたくありません。

私はこのブログを管理会社に不満を持っている管理組合の皆さんに役立ってもらうと共に、管理会社にも是非読んで頂きたいと思っています。

管理会社選定サポートを多く経験したマンション管理士が、管理組合の生の声、区分所有者が望むマンション管理をまとめています。

顧客の声に真摯に耳を傾けられないような管理会社は、今後激しくなると思われる管理業界の生き残り競争に負けてしまうでしょう。

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