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こんな管理会社はいらない 変更・見直しの極意
管理会社に不満はありませんか?管理委託費のこと、サービスのこと。安くて良い管理会社と付き合える方法、管理会社変更・見積の際気をつけなければならないこと、極意を授けます。
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こんにちは、関東(東京・千葉・埼玉・神奈川・横浜)で活躍するマンション管理士です。管理会社変更・見直しをお考えの方、お気軽にご相談ください。

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理事会で同意を得るためには?『管理会社変更のススメ方』
管理会社変更・見直しの極意』サイトにお越し頂き有難うございます!

今回のテーマは、管理会社変更・見直しの流れです。

前回の日記では、管理会社変更を進めるにあたって、まずは理事会の同意を得てくださいというお話をしました。

さて、理事会で同意を得るにはどのようなことをすればよいのでしょうか?

理事会メンバーの大半が管理会社に対して何らかの不満を持っているとよいのですが、今の管理会社を良しとする方や、そもそも管理会社の仕事ぶりに関心をもっていない問題意識のない方もいます。

管理会社変更・見直すを提案する発起者は、今の管理会社に少なからず憤りを感じていると思います。これをストレートに表現してしまうと、「感情論?」「個人的になんかあったのでは?」と役員は一歩引いて聞いてしまいます。他の人に理解してもらうために一生懸命伝えることは重要ですが、エスカレートしてしまうと、ただの感情のこじれによる主観ではないかと捉えられないとも限りません。

理事会では口頭で説明することになりますが、問題点と展望を理解してもらえるよう、箇条書きで構わないので要点をまとめた書面を作成し、配布するようにしましょう。

要点は、

1、今の管理会社にどのような不満、問題点があるのか(なるべく具体的に)

2、1を改善する方法(管理会社を見直ししなければならない理由

3、管理会社を見直すことによって得られるメリット

輪番制で役員を選任しているマンションでは、マンション管理への関心が気薄な場合が多く、管理会社への仕事ぶりも理解していないことがあります。

何が問題なのか?
問題があることによって将来どのような弊害が生じるのか?
問題を解決する方法としての管理会社見直し

これをしっかり理解してもらわないことには、話は進みませんし、理事会で合意を得ることができません。

逆に発起者が説明する内容について、管理会社見直しが管理組合の利益になることだと理解してもらえれば、よほど役員が今の管理会社シンパでない限り、議案を否決する理由がなくなり、総会への議案提示がスムーズにいくことでしょう。

マンション管理を上手に運営していくためには「コミュニケーション」を如何に取るかが重要になります。

次回は、理事会が全く取り合わない場合どうすればよいのかを書きたいと思います。

マンション管理支援事務所では、問題整理のお手伝い、管理会社変更についてアドバイスを行っています。無料相談を是非ご活用ください。

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テーマ:住宅・不動産 - ジャンル:ライフ

まずは理事会で話をまとめる
管理会社変更・見直しの極意』サイトにお越し頂き有難うございます!

今日のテーマは、管理会社変更・見直しの流れです。

管理会社見直しを検討するにあたって、まず最初に行わなくてはならない手続きが理事会で合意を得ることです。

何の合意を得るか?

もちろん管理会社見直し、変更を進めていくことの同意です。

発起者が役員以外の一組合員であれば、理事長と話をした上で理解を得てから、理事会の同席許可をもらって、説明します。

発起者が役員であれば、理事長に事前にお話をし、理解を得てから、管理会社に退席した後に議案として取り扱います。

マンションの運営方針は総会決議ありきで進みます。総会の議案は、理事会の決議によって決まります(総会議案は理事長の一存で決められません!)。また、管理会社見直しを進める行動を行うのは、管理組合の執行機関たる理事会です。

発起者がどんなに正しい考え方をもっていたとしても、理事会を通過し、総会で賛同を得られなければ、残念ながら組合員の一意見としての扱いから脱しません。

管理会社を変更したい!見直ししたい!と真剣にお考えの方は、総会で不満をぶつけたり、緊急動議をしたりするのではなく、理事長の承諾を得たうえで、理事会で審議をすることから始めましょう。

正しい手続きを踏む。これが大切です!

次回の日記では理事会の同意を得るための方法をお伝えします。

↓ マンション管理の生の声!ブログをご覧ください !

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テーマ:住宅・不動産 - ジャンル:ライフ

契約期間の更新(委託契約第21条関係)
管理会社変更・見直しの極意』サイトにお越し頂き有難うございます!

管理会社見直しの手続きを進めている途中で、今の管理会社と締結している管理委託契約が満了することが確定的である時はどうすればよいでしょう?

その場合は、今の管理会社との協議が整っていないことになりますので、契約書に定められている暫定契約を締結してください。

暫定契約は、金額及び業務仕様は従来の通りで、暫定契約の期間は契約書に定められ、通常は3カ月または6カ月となります。

ところで、皆様は管理委託契約の更新の手続きを理解していますか?

分譲マンションの管理委託契約は、自動更新が認められていません。

契約期間満了3か月以上前に管理会社から書面による更新の申し出があります

法律に基づく管理に係る重要事項説明を管理会社の管理業務主任者が行います。説明会の対象は、契約内容に変更がない場合は理事長(理事会)へ、変更がある時は全戸となります。

総会で委託契約の締結について普通決議にて同意を得ます。

管理委託契約書を締結します。

以上の手順に良い行い、どれか一つでも欠けることは許されません。

なお、今年(平成22年)は一部法制の改正に伴う管理委託契約内容の変更があります。よって、平成22年5月以降に行われる最初の契約は、必ず全戸を対象とした重要事項説明会が必要になりますのでご理解ください。

▼管理委託契約更新について詳しくはコチラへ
▼暫定契約について詳しくはコチラへ

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この日記の内容は、管理会社が契約書に基づいて適切な仕事を行っているか判断する基準、管理会社変更時の契約書のチェックポイントとしてご活用ください。

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契約期間(委託契約第20条関係)
管理委託契約の期間は、1年または2年とすることが多いようです。

法律的には期間の定めはないので、5年間とする契約も有効です。

管理会社変更後、新管理会社との関係がうまくいかないケースも考えられますので、最初は1年間とした方が無難です。

また、契約期間の日付ですが、管理委託契約は更新であっても原則総会での普通決議が必要なことから、契約内容について双方の合意が整わない時のことを考えて、通常総会開催月+3か月にすることをお勧めします。

会計年度が4月から翌年3月で、通常総会の開催を6月に行っている管理組合を例にとると、契約期間は10月から翌年9月末日までとなります。

管理委託契約期間の自動更新は、法的に認められていません。この点については次回詳しく書きます。

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この日記の内容は、管理会社が契約書に基づいて適切な仕事を行っているか判断する基準、管理会社変更時の契約書のチェックポイントとしてご活用ください。

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大規模修繕の係わり方
管理会社を選ぶ際には、大規模修繕工事の係わり方を確認しましょう。


1、お任せ方式
この方式を採用している管理会社がもっとも多く、大規模修繕工事のすべてを管理会社に委ねている管理組合は多いと思います。
管理会社が診断、改修設計、工事業者すべてを元請けとして行う方法です。
デメリットは、①競争力がない、②利益が高すぎる、③工事の仕様が過剰になりがち、以上の理由により大規模修繕コストが割高になることです。同内容で他社に合い見積を取った場合、3割以上の開きがあったという話はざらにあります。
メリットは、管理組合の手間が最も少ないこと、また、下請けの施工会社と元請けとなる管理会社の二重の保証が受けられるために、工事後の保証面での安心があります。
PM方式(下請け施工会社は管理組合が決め、元請けは管理会社となる)も、お任せ方式の一つです。

2、コンサルタント方式
施工を行う工事業者は管理組合が決め、診断・改修設計・施工監理(第三者監理)業務を管理会社が行います。
メリットは、大規模修繕工事の透明性、客観性、中立性が図れること。
デメリットは、コンサルタントの報酬が別途必要なこと、業者選定補助を管理会社が介入した場合に、根回しによる管理会社にとって都合のよい業者の誘導の懸念があります。誘導は、談合によるコストアップ、工事業者との慣れ合いによる工事品質の低下を招きます。
CM方式も、コンサルタント方式の一つです。

3、日常管理のみ
少数派ですが、大規模修繕のマネージメント業務は行わず、日常の管理支援のプラスアルファで情報提供、アドバイスを行う。
この場合は、管理組合の自助努力で大規模修繕工事を進めていかなくてはなりません。


それぞれメリット・デメリットがあり、どの方式で進めたいかは管理組合の考え方によって異なります。管理会社を変更する際は、将来行われる大規模修繕工事の支援体制を考慮に入れ、業者選定を行いましょう


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今の管理会社はどうするの?
管理会社を見直すにあたっては、今の管理会社をどのように位置づけるか?最初に決めなくてはいけません。

1、今の管理会社は本命であるが、委託費削減とサービスの確認を踏まえて他社と比較を行う
管理会社にそれほど不満がない、または不満はないにせよもっと奮起を促したい場合

2、管理会社を変えることを前提に、今の管理会社は候補会社とせずに選定を行う
→管理会社との確執が深く、信頼関係修復が難しい、過去に何度か是正を求めても改善が見られない場合。

3、今の管理会社は他社と同じスタートラインに立たせ業者を選定する
→管理会社に対する不満はあるものの、逆に仕事振りを評価する組合員がいる場合(マンション内で評価が分かれる)

いずれか三つの方向性を定め、理事会は検討を進めていきましょう。

1を選択する場合、その方向性を管理会社に知られてしまうと、管理会社は改善の努力をしなくなるので、表面上は3のように進めていくことが大切です。

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管理委託契約の解除と解約(委託契約第18・19条関係)
管理会社見直し・変更を予定する場合、どのように解約(解除)すればよいのでしょうか?

1、管理会社が、契約書通りの仕事をしなかった場合、しなかった仕事について十分な期間を設けてするように催促し、約束の期間を過ぎてもしなかった時は、契約を解除できると共に、しなかった業務に対する損害賠償を請求することができます。

2、3ヶ月前に書面により管理会社に対して通知すれば、解約することができます。解約は一方(管理組合)の意思表示のみで成立しまう。相手方(管理会社)の合意は必要ありません。

二つの方法いずれも、管理組合の重要な事項にあたりますので、総会での普通決議が必要になります。

また、一度解約・解除の意思表示をすると、後から考え直して、そのまま契約したいという結論に達しても、相手(管理会社)が同意しなければ、撤回はできませんので気をつけましょう。

▼契約の解除

▼契約の解約

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規約、契約書を理解していない管理会社
管理委託契約書は、管理会社が作成します。

管理規約(案)も、別のコンサルタントに発注しない限り、管理会社が作成します。

作成する管理会社は、一番内容を熟知しているはずなのですが、必ずしもそうではないようです。

管理会社に契約内容や組合運営のことを質問すると、さらっと「これは通常こうこう解釈します」と何も見ずに答えるフロントマン。

さすがプロ!

と思わないでください。

知ったかぶりをして、「うそ」を管理組合に説明することがあるのです。

まさか!?とお思いになる方もいるかもしれませんが、現実そうなのです。

いくら国土交通省が作成している「標準」をベースにマンションの管理規約、委託契約書を作成しているからと言って、細部まで内容を記憶しているフロントマンは少ないはずです。

コンサルタントを専業とするマンション管理士ですら、きちんと書面を確認しないと見落としや忘れが起きます。理事会、総会に同席する際は、必ず規約や契約書を手もとにおいて話をするようにしています。わからないことがあれば、経験的な観測で回答することを避け、調べてから明確な答えを出すようにします。プロとは言え万能ではありません。プロは、即答することより、きちんと調べたうえで正しい回答をすることが重要なのです。

経験や知識が乏しい理事役員さんや区分所有者さんは、規約や契約書の中で、どこに何が書いているかわからないでしょうから、言葉ひとつ調べるだけで時間がかかります。しかし管理会社は、これらの書類を読みなれているはずですから、手元にさえ書類を置いておけば、すぐに正しい答えを言えるはずです。

なぜ、こんな単純なことができず「うそ」を言うことさえあるかと言うと・・

1、天狗になっている
2、後ろめたいことがあるから、敢えて正しい答えを言わない
3、規約や契約書に書いてる内容を理解してない

以上の理由が考えられます。

その対処をご説明致します。

1は、鼻をへし折っちゃってください。調子にのっている人間は仕事に甘えが生じ、適当な仕事をするのが常です。

2は、確信犯。担当変更の意向を上席に伝えましょう。

3は、管理業務主任者を持っていない、言わばモグリ・フロントマンに多いです。経験がどれだけ多くとも資格が取れないということは知識力に欠けるからです。メインの担当からサブへ降格させて下さい。

管理会社変更の際は、とくに契約事項についてトラブルが生じやすくなります。

こちらのブログのカテゴリーに契約書内容チェックポイントを載せておりますので、発注する側の管理組合さんは熟読の上理解を深めてください。まだまだこれから記事を増やしていきます!

管理組合の力だけで管理会社変更をする場合には、スポット的に契約内容をプロにチェックしてもらうようにしましょう。一度契約書を締結した後で、問題が起きてからでは時すでに遅しです。


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管理会社の質=フロントマンの能力!?
管理会社は、多かれ少なかれフロントマンの個人能力に依存しています。

フロントマンがトラブルを起こした時に、その上席の社員が謝罪、説明をしに来ます。その際に「部下の不行き届き」と言い訳をしますが、トラブルの原因は、部下のチェックも十分にできない上席、その上席を管理職に据えている管理会社組織の責任だと思います。

管理組合にクレームを言われ、「教育し直します」「よく言い聞かせます」とペコペコ頭を下げますが、社内の注意喚起だけでは部下であるフロントマンの指導ができなかったわけですから、しばらくの間フロントマンといっしょになって、見本を見せるのが先輩たる上席者の役割です。

しかしながら、実情は上席は飾りに過ぎず、トラブルを起こしてなおフロントマンに全てを委ねる。こんな管理会社が多くを占めます。

フロントマンの対応が悪い、また、相性が悪いなと感じた時は、理事会で協議した上で、担当者変更を打診する手続きは必要でしょう。

管理組合の要望を受け入れず、上席が同行するだけで留めるような管理会社は、見直しを考えた方が良いと思います。


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