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こんな管理会社はいらない 変更・見直しの極意
管理会社に不満はありませんか?管理委託費のこと、サービスのこと。安くて良い管理会社と付き合える方法、管理会社変更・見積の際気をつけなければならないこと、極意を授けます。
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こんにちは、関東(東京・千葉・埼玉・神奈川・横浜)で活躍するマンション管理士です。管理会社変更・見直しをお考えの方、お気軽にご相談ください。

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月次業務報告に統一様式はない『管理会社のチェックポイント』
管理会社変更・見直しの極意』サイトにお越し頂き有難うございます!

今回のテーマは、管理会社の見極め方です。

管理会社と信頼関係を築く上で、報告・連絡・相談の基本3業務をいかにしっかりできるかがポイントになります。

報告の一つの手段として「月次業務報告書」があります。

月次業務報告をしていない管理会社なんてないんじゃないのか?と思うほど、毎月の業務報告書は一般化されてきました。

が、

「月次業務報告書」の内容は統一様式ではないのです。

ようは、管理会社によって報告内容はまちまちで、報告書に報告業務の「レベル差」が現れるのです。

月次業務報告は大きく分けると「会計報告」「会計以外の事務報告」の二つの内容になります。

小規模管理会社なんかは、会計報告だけ出して御仕舞というところもあります。

管理会社は会計業務だけをしているわけではありません。全般の業務に対して定期報告をする責任があります。

次回の日記では、月次業務報内容の詳細に触れていきたいと思います。

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テーマ:住宅・不動産 - ジャンル:ライフ

管理会社変更における管理組合の仕事
管理会社変更・見直しの極意』サイトにお越し頂き有難うございます!

今日のテーマは、管理会社変更・見直しの流れです。

管理会社変更・見直しにあたって、管理組合が行う業務は次の通りです。


【外部アドバイザーの選定】
コンサルタント会社起用の有無及び選定

【業務委託方式の検討】
「全部委託」「一部委託」のいずれかを選択

【アンケート調査】
各住戸の意識調査(問題点・要望の確認)

【委託仕様書の作成】
組合員の要望、現管理体制の問題解決を仕様書に盛り込む

【広報活動】
住民視点で、区分所有者へ管理会社見直しの協力、理解を求める
理事会の議事録を配布

管理会社変更・見直しに係る説明会・総会の運営】

【見積業者現地調査の立会】

【見積・提案内容の精査および比較】

【管理業者の絞り込み】

【契約内容詳細および金額面の交渉】

【委託契約書内容の精査・契約書締結】

【引き継ぎ、書類の引き渡し】

【新管理体制のチェック】

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管理組合の準備体制
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今日のテーマは、管理会社変更・見直しの流れです。

管理会社変更を進めていくにあたっては、

・問題提起から新契約締結そして新管理体制が軌道に乗るまで、複数年にまたがるために、運営の継続性が重要です
・通常の理事会業務以外に作業量が増えます
・複数の管理会社との折衝や、居住者へのきめ細かい対応が必要になります

そこで、管理組合はしっかりとした準備体制を整えなくてはなりません。

理事会は管理組合の運営を日頃行っていますが、これに管理会社見直しに関わる仕事が加わると通常の理事会とは別に頻繁に会合が必要となり、負担が増えます。また、理事会の役員は、一般的には1年または2年で交替してしまいます。

マンションにお住まいの方が、新管理会社に不満を抱くのは、新しい管理体制がスタート後問題が発生してからのことです。管理会社に不満をもったとしても、持ち回り制で役員を選任しているマンションは、1年または2年で役員が入れ替わるために、引継ぎが不十分で問題が風化しがちになります。

継続的に満足のいくサービスを受けるためには、「契約書どおりに仕事が行われているか」「マンションの要望を把握し、的確に応えてくれるか」を、管理会社見直しに関わった組合員がチェックすることです。

そこで継続的かつ専門的に検討する組織として、理事会の諮問機関(下部組織)である見直し委員会(専門委員会)を結成することが理想です。

しかし、専門委員会の選出が難しいマンションもあります。このような時は理事会を中心に進めることになります。このような場合は、第三者専門家(マンション管理士等)のサポートを受けることをお薦めします。大規模修繕と同様に管理会社変更はマンションにとって重要なイベントなので失敗のリスクを減らすべきです。

ところで専門委員会という組織は、一般的には理事会の諮問機関として、ある特定の課題に関して理事会をサポートする役割を担うことになります。

専門委員会で検討したことについては、まとめて理事会に報告し、理事会ではこれに基づき検討・決定します。また、必要な事項は、総会の決議を求めることになります。

専門委員会:具体的な計画・提案・検討

理事会:専門委員会の提案について検討・決定

総会:理事会で決定した専門委員会提案を承認

次回の日記は、管理会社変更・見直し時に管理組合が行う仕事を説明します。

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管理委託費の内訳(標準管理委託契約より)
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今日のテーマは、契約内容のチェックポイントです。

わかりにくいとされる定額委託業務費の内訳について解説します。

標準管理委託契約書では三例を占めています。
比較しやすいように統一したサンプルで説明します。サンプルは総戸数50戸。事務管理業務費の原価は戸当たり2000円、管理会社の粗利率は20%(原価×1.25)です。

【内訳明示例 1】 第一号から第四までの各業務費には一般管理費及び利益が含まれておらず、第五号で別に表示さえているもの

一 事務管理業務費  月額 100,000 円
二 管理員業務費 月額 200,000 円
三 清掃業務費  月額 30,000 円
四 建物・設備管理業務費      
ア ○○業務費 月額 20,000 円
イ ○○業務費 月額 10,000 円
ウ ○○業務費 月額 5,000 円
五 管理報酬 月額 91,250 円

一から四の項目は原価。五に管理会社の粗利率が計上されます。合い見積の際比較しやすいのでこの方式を用いた方法をお勧めします。

【内訳明示例2】 第一号の管理手数料に事務管理業務費、一般管理費及び利益が含まれており、第ニ号から第四号までの各業務費には一般管理費及び利益が含まれていないもの

一 管理手数料 月額 191,250 円
二 管理員業務費 月額 200,000 円
三 清掃業務費 月額 30,000 円
四 建物・設備管理業務費      
 ア ○○業務費 月額 20,000 円
 イ ○○業務費 月額 10,000 円
 ウ ○○業務費 月額 5,000 円

二から四は原価。一に事務管理業務費および管理会社利益が含まれる計算方法です。

【内訳明示例3】 第一号から第四号までの各業務費に一般管理費及び利益が含まれているもの

一 事務管理業務費 月額 125,000 円
二 管理員業務費 月額 250,000 円
三 清掃業務費 月額 37,500 円
四 建物・設備管理業務費      
 ア ○○業務費 月額 25,000 円
 イ ○○業務費 月額 12,500 円
 ウ ○○業務費 月額 6,250 円

一~四すべてに、原価×粗利率をかけた方式です。実際は項目ごとに掛け率をかえ、トータルで粗利率を調整している管理会社が多いため、原価はわかりにくくなります。

内訳の表示方法は、法的強制力がないため、標準例以外の方式を用いる管理会社もあります。合い見積を取る際には、どれか一つの方式を指定した方が良いでしょう。

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信義誠実の原則(管理委託契約第23条関係)
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今日のテーマは、契約内容のチェックポイントです。

契約書には「義務の履行について、信義を旨とし、誠実に行わなければならない。」と必ず一文が書かれています。

これは、相互に相手方の信頼を裏切らないよう行動すべきであるという法原則を意味します。

残念ながら、この条文を軽視して仕事をしている管理会社が多いようです。

対応が悪い、遅い。

積極的に仕事をしない。

相場より割高な提案をする。

むしろ、信頼を裏切る仕事をしていることが目立ちます。

また、契約書には「契約に定めのない事項又は本契約について疑義が生じた事項については、管理組合及び管理会社は、誠意をもって協議するものとする。」と記載されています。

契約書に定められていない事項について依頼があった時には、管理会社は契約外なので、という一言で、まったく取り合おうとしないことが見られます。

誠意をもって、管理組合と協議をする管理会社はどれだけいるのでしょうか?

管理組合は、管理会社の適当な言い訳に誤魔化されぬよう、契約書の内容をしっかり理解してください!管理会社は管理組合は契約書など読んでいないだろうと考え、手を抜いた仕事をしますので気をつけましょう。

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事前調査で管理会社担当の質を調べる
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今回のテーマは、管理会社の見極め方です。

前回の日記に続いて・・「事前調査で判断する管理会社担当者=フロントマンの質」を具体的にお伝えします。

フロントマン一人あたりの担当物件数が多すぎると、一棟あたりに費やすことができる業務時間が減ることになり、サービスの質が低下する原因となります。一人15棟以下(少ないほど良し)を目安にしてください。

有資格率(管理業務主任者)は、フロントマンに最低限の知識を持ち合わせているか?を判断することができ、資格率が低いと、会社の教育制度が不十分である、また業務に対する意識が不足していると考えても良いかと思います。フロントマンの有資格率は80%以上(多いほど良し)が望ましいでしょう

離職率が高い管理会社があります。離職者が多いと、担当が頻繁に変わる、経験が少ない社員が担当者になる等のデメリットが発生します。在職年数が長ければ良いという訳ではありませんが、最低でも、平均勤続年数5年以上の管理会社を選ぶと良いでしょう。

マンション管理は人と人とのつながりなので、担当者と管理組合において合う合わないが出ることは仕方がないことだと考えています。相性が悪いフロントマンを無理して担当に据えておいても、不協和音が広がるだけです。管理組合のリクエストが合った時に、速やかに要望に応える(担当者を変更できう)体制があることが望まれます。

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物件担当者の質を見極める
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今回のテーマは、管理会社の見極め方です。

管理会社見直し時に、今の管理会社と締結している委託契約書を共通仕様書として見積を依頼する場合、管理会社の見極めは難しいでしょう。

なぜなら、委託契約書は国土交通省の標準様式をもとに作成されているため、契約書では各社差が出ないからです。

プレゼンテーションでは、各社マイナス部分は決して口に出しません。良い管理会社を選ぶためには、管理組合が重要なポイントを調べていく必要があります。


今回は物件担当者=フロントマンの質の見極め方をお伝えします。

1.書類選考時のチェックポイント

①フロントマン一人当たりの担当物件数を調べる

②管理業務主任者の資格者率を調べる

③フロントマンへの指導体制を調べる

④フロントマンの巡回数を調べる

⑤フロントマンの経験レベルを確認する

⑥資格者が担当できるかを確認する

⑦管理組合申し出による担当者変更に応じられるかを確認する

2、面談時のチェックポイント

業者選考の面談の際は物件担当者候補とその上席者を同席させ、質問等は営業マンではなく、現場の人間に回答を求める。

管理会社の自己申告となるので、虚偽の回答も考えられますが、レベルの低いフロントマンが担当者になることが、ある程度回避できます!

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理事会が理解を示さない場合『管理会社変更のススメ方』
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今回の日記のテーマは、管理会社変更・見直しの流れです。

前回までの日記で管理会社変更・見直しの作業を進めるにあたって、まず最初に理事会の同意を得ることが不可欠であることをご説明しました。

ところが、理事会が面倒なことを嫌ったり、今の管理会社と理事会の関係がベタベタ(役員の多くは今の管理会社シンパ)であったりすると、理事会では取り合ってもらえず、その結果総会で正式な手続きがなされぬまま、問題を抱えた管理会社を野放しにしてしまうことになります。

問題を提起する発起者がどんなに正しい考え方を持っていたとしても、総会で同意を得るまでの間は、残念なことに一組合員の一意見のままです。

それでは、どうすればよいのでしょうか?

1、粘り強く理事会を説得する
→面倒ですが、これが基本です。何かを動かすにはパワーがいります。総会で過半数以上の賛成を得て選任された役員です。選んだ側にも責任はあります。押してダメなら引いてみる・・手を変え説得を試みます。

2、理事会のメンバーに仲間を増やす
→理事会同士の仲間割れにつながるので慎重におこなわなくてはなりません

3、役員入れ替えまで待つ
→固定制で理事を選任しているマンションは難しいでしょう。また、輪番制の選任では役員交代に伴い、理解を得られる可能性がありますが、反対に去年と同じ考え方を持つ役員が集まることも・・発起者が理事に立候補することも一つの方法です。

4、組合員の総会招集権を行使する
→組合員数および議決権数の5分の1以上の賛同を得て、要望議案について総会招集を理事長に請求できます。(理事長が請求に応えない場合は、発案者が総会を招集できます)。マンションが真っ二つに割れる(内部分裂)を起こす恐れがあるので、最後の手段と考えて頂きたいと思います。これを行うためには、事前に根回しを行い、仲間を多く集める必要があります。

正しい手続きを踏む。この原則を守らないと管理組合運営に混乱をもたらすことになりますので、無茶な行動は起こさぬよう気を付けてください。

仮に理事会が正しい運営を行っていなかったとしても、正しくない手続きを行うことは絶対に避けなくてなりません。



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