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こんな管理会社はいらない 変更・見直しの極意
管理会社に不満はありませんか?管理委託費のこと、サービスのこと。安くて良い管理会社と付き合える方法、管理会社変更・見積の際気をつけなければならないこと、極意を授けます。
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こんにちは、関東(東京・千葉・埼玉・神奈川・横浜)で活躍するマンション管理士です。管理会社変更・見直しをお考えの方、お気軽にご相談ください。

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管理員の評価【契約を守る】
管理会社の善し悪しを判断する上で、管理員業務の評価方法について前回の日記に続いて触れてみる。

今回は管理員業務の評価基準として・・契約内容を守っているか?だ。

住んでいる皆さんが管理委託契約書の内容を目にする機会は少ない。

ほとんどの管理会社は国交省の標準管理委託契約書を準用しているはずなので、その内容をもとに解説したい。

勤務日・勤務時間
勤務日・勤務時間は、毎週○曜日から○曜日の午前○時○分から午後○時○分までとする。ただし緊急事態の発生したときその他やむを得ない場合においては、当該時間以外に適宜執務するもとする。
→昼休みの時間もここに記載している管理会社は多い。管理員の自己判断による遅刻、早退は許されない。早く来たから早く帰っていいなんてことはあってはいけない。

休日
日曜日、祝日及び国が定める休日並びに乙が定める有給休暇(忌引、夏期休暇及び年末年始休暇を含む。)は休日とする。この場合、乙は、あらかじめ甲にその旨を届けるものとする。
→勤務日・勤務時間を遵守してもらうのなら、休日出勤した場合の業務費清算方法を明確にしたほうが良い。ただ働きは気の毒だ。

業務の区分及び業務内容

受付等の業務(※甲は管理組合、乙は管理会社
一 甲が定める各種使用申込の受理及び報告
→使用申込みの用紙を準備しているか?
→申込があった場合に管理組合に報告しているか?
→申込書類を整理整頓しているか?
二 甲が定める組合員等異動届出書の受理及び報告
→届出があった場合に管理組合に報告しているか?
→届出書を整理整頓しているか?
三 宅配物の預かり、引渡し
→宅配ボックスがあるマンションは記載なし、また宅配ボックスがなくてもこの業務が含まれていないことが多い。記載があれば受け取れないもの(冷蔵、冷凍物、金品等)を明確にしているか?
四 利害関係人に対する管理規約等の閲覧
→閲覧方法を管理組合と協議し明確にしているか?
五 共用部分の鍵の管理及び貸出し
→鍵の貸出簿があるか?
→定期的に鍵の数を確認しているか?
六 管理用備品の在庫管理
→在庫管理表があるか?
→定期的にチェックしているか?
七 引越業者等に対する指示
→指示マニュアルがあるか?
→指示方法(引越しのルール)を管理組合が理解しているか?

点検業務
一 建物、諸設備及び諸施設の外観目視点検
→外観目視点検確認表はあるか?
→外観目視点検確認表を管理組合に開示しているか?
二 照明の点灯及び消灯並びに管球類等の点検
→照明点検確認表はあるか?
→管球類の在庫管理表はあるか?
三 諸設備の運転及び作動状況の点検並びにその記録
→設備点検確認表はあるか?
→設備点検確認表を管理組合に開示しているか?
四 無断駐車等の記録

立会業務
一 外注業者の業務の着手、履行の立会い
→業務着手、履行確認簿があるか?
二 ゴミ搬出時の際の立会い
三 災害、事故等の処理の立会い
→災害、事故等の対応マニュアルがあるか?
→災害、事故等の対応方法を管理組合が理解しているか?

報告連絡業務
一 甲の文書の配付又は掲示
→掲示板に不要なものを掲示していないか?
→掲示板は見やすく整理されているか?
二 各種届出、点検結果、立会結果等の報告
→管理員の報告業務が月次業務報告書に反映されているか?
三 災害、事故等発生時の連絡、報告
→災害、事故等の対応マニュアルがあるか?

契約書に書いていることは守る。あたりまえのことだ。

標準を丸々コピーして出来もしない業務を契約書に記載するような管理会社はいらない。

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管理員の評価【見た目】
前回の日記で定期的に管理会社を査定することは必要だという問題提起をした。

どのような判断基準を設けるか?良い悪いの価値判断はマンションによって異なるとは思うが、まず管理員業務について考えていきたい。

管理会社の業務の中では住んでいる方に一番接点が近いのが管理員業務だ。

毎日のように顔を合わせる距離にいる管理員。見た目、見た感じ、イメージはとても重要だ。

【見た感じでチェック!】
1.遅刻・早退はしないか?
2.服装、身だしなみは清潔感があるのか?
3.サンダル履きをしていないか?
4.名札を付け業務をしているのか?(従業員証が望ましい)
5.管理員室はきれいに使用しているか?
6.挨拶はできるか?
7.居住者の情報を他の居住者(役員を含む)に話していないか?
8.言葉使いは丁寧か?
9.掲示板は整理されているか?必要がない古い掲示物が貼っていないか?
10.手描きの注意書きを長期間貼っていないか?
11.執務中にラジオやテレビを聞いて(見て)いないか?
12.自己判断で行動をしていないか?

次回の日記ではもう少し詳しく評価方法について書き示したい

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管理会社を定期的に査定しよう
住んでいる皆様にとって管理員は身近な存在かもしれないが、何か苦情や問い合わせがない限り、総会以外にフロントマンと呼ばれる管理会社の物件担当者と接する機会は理事会(経験者を含む)しかない。

管理会社とは特定の相手と契約を繰り返す随意契約である。それ自体は悪いとは言わないが、長く付き合えば合うほど管理組合と管理会社、お互い馴れ合いが発生し、管理組合が受けるサービスの質が低下することが多い。また、金額についても、特命発注なので高いか安いかわからない

住んでいるマンションの管理会社の評価は何点くらい?金額はサービスに見合ったものかを定期的に査定する必要がある。

査定の方法は・・・

1.管理組合全体で満足度調査を行う
・・・管理員以外のサービスを肌で感じる機会は役員以外は難しい。とはいえ、管理会社をどのように思っているか調査を行うのは悪いことではない

2.理事会で満足度調査を行う
・・・管理会社同席だと目の前にして言いにくいことをあるだろう。管理会社抜きで一度意見交換会を行うのは如何だろうか?

3.第三者に査定を依頼する
・・・他のマンションに比べてどうか?管理組合の力だけではそれを知ることは難しい。金額は他社に見積を取るという手はあるが、同条件かで金額設定されているのか確証がもてない。客観的な分析をマンション管理士に依頼すれば、管理会社と今後どのように付き合うのか良いのか方向性が導き出せる。

随意契約というぬるま湯に浸かり業務品質向上に力を入れない。こんな管理会社はいらない。

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