こんな管理会社はいらない 変更・見直しの極意
管理会社に不満はありませんか?管理委託費のこと、サービスのこと。安くて良い管理会社と付き合える方法、管理会社変更・見積の際気をつけなければならないこと、極意を授けます。
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フロントマンと管理員業務
これまで2回に渡って、フロントマンが行う業務を説明しきた。

今回は管理員業務とフロントマンのかかわりについて説明する。

1.出勤の管理
遅刻・早退がないかのチェックを行う。中堅から大手管理会社の場合は管理員の指導を行う専門部署が行う場合がある

2.研修会や欠勤時の告知
研修や病気等により欠勤する場合に理事長に報告するとともに、掲示板等にお知らせを貼る(管理員指導員が行う場合もある)

3.各種使用申込書および組合員異動届等の提出状況を理事会への報告
管理員が受領した申込書等をフロントマンが一覧にまとめて、定例の理事会や月次業務報告書によって管理組合に報告する

4.共用部分の鍵および管理用備品の在庫管理
管理契約上は管理員が行うころになっているが、年に1回程度は管理状況に間違いがないかフロントマンが調べることが必要(ダブルチェック)。

5.管理員が行う点検業務の確認、理事会への報告
管理員が定期的に実施する外観目視点検、電球交換、諸設備の運転・作動状況の報告書の内容を確認。特記事項をフロントマンが取りまとめて、定例の理事会や月次業務報告書によって管理組合に報告する

6.不足した管理用備品の購入手配
電球や清掃用具はフロントマンが購入手配する。管理会社によっては管理員が立替払いを行い、購入する場合もある

7.文章の配布・掲示の指示
保守業務は再委託先が直接管理員に掲示物をファックス等で送る場合はあるが、管理組合依頼の配布物はフロントマンが書面を作成し、管理員に配布や掲示を指示する

8.災害・事故等の理事会報告
管理員が勤務時間に発生した災害・事故等について管理員から連絡を受け、直近に開催する定例理事会でフロントマンが報告する。

9.管理組合要望事項の説明・指導
管理員業務について管理組合から業務に対する要望があった場合に、フロントマンが管理員が打ち合わせを行い、必要に応じて業務改善指導を行う

10.管理員の採用・OJT
大手は専門部署が行うが、小規模な管理会社は面接から管理員の教育までフロントマンが行う

この業務は、一部はファックス等でやりとりはできるものの、基本的にフロントマンがマンションへ足を運び、現場を見ながら管理員と共に確認する必要がある。

そのためには、

1.管理員の勤務時間中に

2.それ相応の時間をかけて

3.複数日(月に数回)に

巡回しなければならない。

多くのフロントマンは月1回、短時間現場を巡回するのがやっとで、その結果、管理員と十分なコミュニケーションがとれなかったり、現場のことを十分把握できなかったりする。

また、管理員を再委託先から派遣している場合であっても、雇用形態が直接雇用か間接雇用かというだけの問題で、元請責任として、フロントマンが自ら行動する必要がある。現実は再委託先の派遣会社にお任せなことが多く、直接雇用よりも、現場の把握と管理員との意思疎通が不十分となる。

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