こんな管理会社はいらない 変更・見直しの極意
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こんにちは、関東(東京・千葉・埼玉・神奈川・横浜)で活躍するマンション管理士です。管理会社変更・見直しをお考えの方、お気軽にご相談ください。

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曖昧な理事会記録
前回は『言った言わない』をテーマに記事にした。

戦国武将の性格に準え「鳴かぬなら・・」で始まる言葉があるが、「鳴かぬなら鳴くまでまとう」では、管理組合がストレスを貯めると共に、マンション管理の運営がよくなることに対して管理会社次第になる。

管理会社ののんびりした企業体質は悲しいかな急には変わることはないだろう。

そこで、「鳴かぬなら鳴かせてみよう」の管理組合側からの積極的なアプローチで、『言った言わない』のトラブルを回避していく方法を検証してみる。

管理組合の運営は、執行部たる理事会活動の善し悪しで左右される。役員の自助努力だけでは難しいことから、管理会社に業務を依頼することになるが、本来頼れるプロ管理会社との間に「言った言わない」が起きる。

その原因は意思の不疎通、記録不備と業務の遅れ、忘れに集約される。

意思の不疎通とは、管理組合の意向を管理会社が理解しない、また、管理会社の説明が管理組合に理解されないことを指す。

記録不備とは、必要な内容を議事録に記録しないことと定義する。

業務の遅れ、忘れは管理会社に依頼したこと、委託契約書に定めたことを、自社都合で忘れて実行しなかったり、遅れたりすることを意味する。

重要なことは記録と、執行業務に対する双方把握とチェックであろう。

後々理事会後に『言った言わない』のトラブルを回避する方法は・・

LEVEL1:議事録素案作成の期限を契約書に明記する。
LEVEL2:速記簿を作成し、記憶と記録の誤差をなくす
LEVEL3:会議の最後に決定事項、管理会社の依頼事項を読み上げ確認する
LEVEL4:議事録に執行事業処理簿を添付(更新)し、情報共有する
LEVEL5:理事会運営に長的的な継続性を持たせる

以上5つの方法が考えられる。次回の日記ではこれを詳しく解説したいと思う。

【告知】

私がボランティア参加している『マンション管理組合適性化ネットワーク』主催で、平成23年3月12日(土)13時30分より、新宿で勉強会・交流会を開催します。

今回のテーマは、

「管理委託費の見直し」

です。

進め方から見直し後の品質確保までを詳しく学ぶことができます。

http://ekumiai.web.fc2.com/seminar.html#a

私を含めて、業者の宣伝、営業行為が0の純粋な勉強会、交流会です。

興味のあるかたは是非ご参加ください。

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