こんな管理会社はいらない 変更・見直しの極意
管理会社に不満はありませんか?管理委託費のこと、サービスのこと。安くて良い管理会社と付き合える方法、管理会社変更・見積の際気をつけなければならないこと、極意を授けます。
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こんにちは、関東(東京・千葉・埼玉・神奈川・横浜)で活躍するマンション管理士です。管理会社変更・見直しをお考えの方、お気軽にご相談ください。

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期限を決めない約束事
理事会で話し合われた事後処理について、管理会社と『言った・言わない』の問題を防ぐ、『鳴かぬなら鳴かせてみせよう』的改善方法を今回から5回に分けて解説したいと思う。

『言った・言わない』が起きないためには、管理組合、管理会社双方の間で共通確認ができる記録の作成が大切だ。

記録と言えば議事録が最初に頭に浮かぶと思うが、議事録は誰がつくるのか?というと管理規約では理事長が作成責任者としている。

しかし、管理会社に業務を委託している管理組合は、契約書上管理会社が素案を作成する。

『鳴かぬなら鳴かせてみせよう管理会社』~議事録編LEVEL1~

**議事録素案作成の期限を契約書に明記する**

議事録素案提出が遅くなるということは、理事会開催後から日が経って作成されることを意味する。管理会社物件担当者であるフロントマンの記憶が薄れた状況で作成される議事録は内容に抜けが多くなる。
また、素案提出が遅れることは、管理会社に依頼した業務もその分遅れると考えてよい。

議事録素案をいつまでに誰に提出すると言う約束ごとを書面で明確にすることが大切だ。管理会社と同意を得られれば管理委託契約書に文章を落としこむ事も可能だと思う。契約書に定めたからといって、パーフェクトにできないかもしれないが、期限が定めていない契約書においては、どんなに理事会後日が経ったとしても、とにかく作れば管理会社的にはOKなのだ。議事録はただ作ればいいというものではない。

議事録の作成期日を契約書等に反映できれば、あまりにも毎回議事録処理がだらしない時には、債務不履行を理由に管理会社に対して何らかのペナルティーを科すことも可能である。可能であれば1週間以内、どんなに遅くとも10日以内に理事長に素案を提出するという内容を管理会社と書面で約束を取り交わすべきだ。

私が顧問を務めるマンションでのこと。

管理会社が、契約書に記載された業務の期限を具体的に明確化すること、期日を過ぎた際には委託費の支払いを一時的に止めることができるとする変更ができないか?理事長が打診した。管理会社はこの内容が理不尽であるという理由を前面に、3ヶ月後の契約期間満了を通達してきた。期日を決めること、約束を破ったときにペナルティーを受けること。何が問題あるのだろうか?契約書は双方の同意が必要なのだから、管理会社に不利になるような期日を設けなければ良いだけだ。

管理会社のマイペースで仕事ができない管理組合は切り捨てる。こんな管理会社はいらない。

【告知】

私がボランティア参加している『マンション管理組合適性化ネットワーク』主催で、平成23年3月12日(土)13時30分より、新宿で勉強会・交流会を開催します。

今回のテーマは、

「管理委託費の見直し」

です。

進め方から見直し後の品質確保までを詳しく学ぶことができます。

http://ekumiai.web.fc2.com/seminar.html#a

私を含めて、業者の宣伝、営業行為が0の純粋な勉強会、交流会です。

興味のあるかたは是非ご参加ください。

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