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こんな管理会社はいらない 変更・見直しの極意
管理会社に不満はありませんか?管理委託費のこと、サービスのこと。安くて良い管理会社と付き合える方法、管理会社変更・見積の際気をつけなければならないこと、極意を授けます。
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こんにちは、関東(東京・千葉・埼玉・神奈川・横浜)で活躍するマンション管理士です。管理会社変更・見直しをお考えの方、お気軽にご相談ください。

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管理費等のお金の流れ【収納口座まで】
管理会社変更するときに、管理費・修繕積立金の収納方法は必ず確認しなければならない重要な方法だ。

収納法は管理会社によって異なり、変更前と全く同じということは、ないと言っても過言ではないだろう。

管理会社選定をする際には次の内容を確認し、検証することが望ましい。

1.区分所有者口座→管理組合口座
方法1-1.指定銀行による自動振替
例:各区分所有者はみずほ銀行に口座を開設し、みずほ銀行の自動振替により管理組合口座へ入金する
方法1-2.ファクタリング
例:各区分所有者が所有する口座(どこでもOK)から、ファイナンス会社(SMBCファイナンスやみずほファクター等)を通じて管理組合口座へ入金する

2.1の振替手数料の負担
方法2-1.管理組合が負担する
方法2-2.各区分所有者が負担する
方法2-3.管理会社が負担する

3.1の振込手数料の金額
例えば管理会社変更後も同じファイナンス会社を利用したとしても、管理会社とファイナンス会社間の契約によって振込手数料は違うので、金額に差が生じることがある。
例:新旧共SMBCファイナンスを利用するが、今までの管理会社は1戸当たりの振込手数料が126円。新しい管理会社は94円になる

4.1の引き落とし日
方法4-1.当月分を前月に引落とし(引き落とし日は金融機関により異なる)
方法4-2.当月分を当月に引落とし(〃)

5.4が変わる場合の注意点
管理規約には各区分所有者の管理費等の引き落とし日が記載されているため、4で引き落とし日が変わる場合、総会で規約変更が必要になる。規約変更は特別決議要件である(区分所有者及び議決権数の75%以上の同意)

6.収納口座の名義
各区分所有者から徴収した管理費及び修繕積立金が入金される口座を「収納口座」という
方法6-1.管理会社名義(一定条件を満たせば法的にOK)
方法6-2.管理組合理事長名義

7.収納口座の印鑑・通帳の保管先
方法7-1.印鑑は理事長、通帳は管理会社が保管
方法7-2.印鑑、通帳共に管理会社が保管
※インターネットバンクは通帳の発行がない場合がある

1及び7の内容を共通質問として管理会社に回答してもらい、比較表にまとめると違いが一目瞭然となり、管理会社選定のポイントとなる。

契約している管理会社の委託契約書の金額だけを消して、同じ条件でと見積をお願いしたとしても、全く同じ条件で提案できる管理会社はないと考えたほうがよい。細部の違いが、積み重ねれれば大きな違いとなり、管理会社変更後違和感を覚えることになるので注意して欲しい。

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テーマ:住宅・不動産 - ジャンル:ライフ

管理会社を変更すれば解決ではない
1.管理会社に管理組合財産を食い物にされてきた

2.管理組合の有志が立ちあがった。

3.保守派の抵抗を受けたが、粘り強い努力で見直しの同意を得た。

4.選定に時間をかけ、ローコストでパファーマンスの高い管理会社を選ぶことができた(と思われる)

5.目的が成就し、一安心。

6.あとは新しい管理会社に任せておけば良い。

管理会社変更したマンションでは、このようなプロセスを歩んでくる。

しかし、6の発想が、数年後1と問題を繰り返す原因になる。

前の管理会社に好き放題させたのは、自由にさせてしまった管理組合運営にも問題がある。

理事会は素人だから仕方がないではないか?

確かにそうかもしれない。

それでは、新しい管理会社は誠実であると言う保証はあると言いきれるか?

管理会社は管理組合と利益相反であることを忘れてはいけない。

少しでも多く利益を得ようとするのは民間企業としてあたりまえの発想である。

前の管理会社でイヤな思いをしてきたのであれば、管理会社に任せておけば安心は捨て去った方が良いだろう。

5年、10年と長く信頼関係を構築した上での判断であるのならば、まだ理解できる。

どんな立派な実績や経歴をもった管理会社であっても、自分たちのマンションにおいては新参者。

期待値は100かもしれないが、信頼関係においては0からスタートなのである。

管理会社を変更した後、管理組合が管理会社とどう向き合うか、ここが重要である。

管理会社を変更したから、全て解決するわけではない。

管理会社を使いこなすだけの理事会の運営スキルの向上。

管理会社の脱線行為を見抜ける監査機能の強化。

管理会社を変更した後、速やかに着手しなければばならない課題だ。

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テーマ:住宅・不動産 - ジャンル:ライフ

共用部分パトロール
マンションに住んでいると、階段をつかわない限り他の階をみる機会はない。

理事会は共用部分を管理する機関なのだから、わからないで机上の話をするのではなく、年に1、2回は管理会社といっしょにパトロールをすることをお勧めする。

どこを見るかと言うと?

1.エレベーターで最上階へあがる

2.屋上に上る(危険箇所なので立ち入りには注意をすること)
①排水口の掃除をしているか?
②水たまりや防水のわれ・はがれがないか?

3.各階の廊下を確認、階段で順番に下に降りる
①廊下床にはがれがないか?
②廊下天井に漏水跡がないか?
③清掃状況は良好か?

4.エントランスホール
①自動扉や扉の開閉時に異音がないか?
②清掃状況は良好か?

5.管理事務室、管理用倉庫
①整理整頓されているか?
②緊急装置の取り扱いを理解しているか?(知らなければ管理会社から説明を受ける)
③管理事務室入室方法を知っているか?

6.外回り
①枯れている植栽はないか?
②側溝に泥やごみが堆積していないか?
③排水ポンプや給水ポンプ(受水槽含む)の場所はどこにあるか?
④コケや藻がこびりついた箇所がないか?(高圧洗浄等で落ちる)

エレベーターがない建物やタワーマンションは一日で見て回ることが難しい場合は、年何回かに分けて役員の有志だけでも構わないので、自分たちのマンションを自分たちの目で確認することが望ましい。

理事会で共用部分をしっかりチェックしているという認識を持てば、管理員や物件担当者(フロントマン)の意識が高まる。

下手な管理を見せるわけにはいけないので、清掃・巡回時に気を配るようになり、管理会社のサービスクオリティーが上がるであろう。

また、管理組合にとっては、共用部分とは何か?理解ができ、運営にもプラスになる面があると考える。


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契約違反はあたりまえ
『当社は標準に倣って委託契約書を作成しているから、クオリティーは問題ありません』

物件担当者であるフロントマン、リプレイス(管理会社変更)の営業マンは口を揃えて言う。

まず・・・・

そもそも委託契約書はどこのマンションでも共通するような内容を書いた広く浅い内容で、マンション個別の事情に対応していない。

標準に倣ってということは、マンションの特色を加味してアレンジしてないと言うことを意味する。

所謂使い回しである。

つぎに・・・

契約書に立派なことを書いていたとして、実現性に乏しい。

フロントマンやリプレイス担当も頭にしっかり入っている人は少ない。そんな人から指導を受ける管理員や下請け業者が契約書の内容をきちんと履行できるわけがない。

契約書に記載されているのに、実際にはやっていないということが起きる。

これは契約違反である。

契約書の素案は管理会社が作成しているのに、自分たちで作っておきながら自分たちができないことが書いている。すごく不思議なことだ。

管理会社選定にコンサルタントを入れた時に、きちんとした仕様書を作ったとしても、やる側が実行力がないのならば、絵に描いた餅になる。マンションの事情を組み入れた契約書をつくったとしても、品質向上には直結しない

管理会社に仕事をきちんとしてもらうためには・・・

1.エース級を担当にしてもらう。

管理会社には万能タイプで仕事を卒なくこなすエリート社員がいる。これをエースと言う。しかし、エースは少数なために、管理会社は将来の幹部クラスとしてかわいがる。そのため、うるさく要望を言うマンションや、利益の少ない小中規模マンションでは、エースに当たる可能性が低い

2.管理組合がチェックをする。

この方法に尽きるのだが、契約内容を熟知していない管理会社社員に正論を言っても糠に釘のことが多い。仕事ができない社員に限って、自分は仕事をできないとは思っていないものである。むしろ、管理組合を下に見る社員をみる傾向にある。チェックをして適正な指示をしても、こんな低いレベルのコミュニケーション不足により、一向に管理品質は良くならない。

3.第三者がチェックする。

管理会社に指導する立場がプロとなると、多少なりとも管理会社は真剣に受け止めるようになる・・が、指導する・・例えばコンサルタントが管理会社の業務をどこまで熟知しているか?ここが問題である。管理会社の仕事を理解していないコンサルタントは、結局管理会社に馬鹿にされ、管理会社の良いように利用されるのだ。



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新旧管理会社の契約内容の比較
管理会社を変更するときに新しい管理会社と委託契約を締結することになる。

プロである私が比較するときは新旧の委託契約書そして国交省標準を並べて、相違点がないかを分析すると共に、決定までのプロセスで新管理会社から提示があった提案書等資料との相違がないか確認する。

細かく確認すると、いろんな指摘点がでてくる。

一度契約書を締結すると、書面ベースで効力が発生する。

数百万の契約を結びながら、薄っぺらな委託契約書を取り交わすわけだが、

その内容さえ、曖昧では困る。

後から言った言わない等のトラブルにならぬようしっかり目通しをしておきたい。

管理会社は口を揃えて国交省の標準に準拠しているので問題ないと言うが、国交省の標準はどのマンションでも当てはまるような大枠の内容しか書いていない、また、準拠していっても管理会社はアレンジを結構九羽ているものだ。

コンサルタントを立てないで比較をする場合・・・

管理会社に前の委託契約書を渡し、比較表を作成するようお願いしてみてもいいだろう。

ただ・・・比較表が正確かどうかは確認する必要があるし、提案書との相違点はマンション側でチェックしなければならない。

管理会社を変更したマンションは、何らかの管理会社不信を抱いているはずだ。

これ以上管理会社の不信感が強くならぬよう・・・

新しい管理会社に期待するのはいいが、信用するのは信頼関係を築いてからにしたほうがよいだろう。

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