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こんな管理会社はいらない 変更・見直しの極意
管理会社に不満はありませんか?管理委託費のこと、サービスのこと。安くて良い管理会社と付き合える方法、管理会社変更・見積の際気をつけなければならないこと、極意を授けます。
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こんにちは、関東(東京・千葉・埼玉・神奈川・横浜)で活躍するマンション管理士です。管理会社変更・見直しをお考えの方、お気軽にご相談ください。

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現金受領をしているマンションでこんなことが・・
管理会社を変更した後、数年後に、決算書に計上されていない小口現金が管理員室の引き出しから見つかりました。

なぜでしょう?

このマンションは施設等利用料を現地スタッフが申込時に先払いで現金を受け取り、毎月25日頃に指定口座(管理組合口座)にまとめて移し替えをします。

【発生主義の会計処理】

(3月 当月分20000円、預り金(4月分)4000円(内小口金金が1000円)
4月 当月分13000円、預り金(5月分)2000円(内小口現金が1000円)
5月 当月分15000円、預り金(6月分)5000円(内小口現金が3000円)
6月 当月分20000円、預り金(7月分)3000円(内小口現金が2000円)
※小口現金は定時振り込み後に月末までに受け取った使用料

【問題が起きたマンションの処理】

4月 15000円
5月 18000円
6月 24000円

定時振り込み後に受領した使用料(小口現金)は、翌月にまとめて振り込みをしていました。

毎月の月次決算では、定時振り込み後に現金で受け取った現金は会計処理を行っていません。

管理会社変更時に、引き出しにいれたままの小口現金の存在を忘れ、そのまま残っていたものと思われます。

管理会社変更後、しばらくしてから前の管理会社は小口現金の出納帳を処分。施設の利用台帳と、現金出納帳の照らし合わせを行っていなかったため、長らく発覚しなかったようです。

説明がわかりにくかったかもしれませんが、発生主義の処理を行わないことによるマイナス面は、「管理組合側は決算資料だけで監査ができず、不正が起こせる環境が生まれる」ということにあります。

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管理会社の会計処理は発生主義ではない!?
管理会社の会計方式は何?と質問すると、フロントマンは「発生主義です」と胸を張って回答します。

しかし、会計や経理に詳しい方が管理会社の決算をみるとおやっと思います。

事例1

隔月(奇数月)に2万円の点検業務を実施している場合・・

【発生主義】
4月:
5月:2万円(4月分は月内にに支払いがなかったので未払い金処理)
6月:
7月:2万円
8月:
9月:2万円(9月分は月内にに支払いがなかったので未払い金処理)
10月:
11月:2万円(11月分は月内にに支払いがなかったので未払い金処理)
12月:
1月:2万円
2月:
3月:2万円(3月分は月内にに支払いがなかったので未払い金処理)

【管理会社の会計処理】
4月:
5月:
6月:2万円(5月分)
7月:2万円(7月分)
8月:
9月:
10月:2万円(9月分)
11月:
12月:
1月:4万円(11月・1月分)
2月:
3月:2万円(3月中に支払いがなかったので、貸借対照表上で未払い金処理)

出金ベースで月次決算処理をし、会計期末の時のみ未払い金を行う発生主義と現金主義のミックスです。(多くの管理会社がこの会計処理を行っています)

この方法だと、期中に未払い金があったとしてもすぐにわからないというデメリットがあります。

フロントマンにこの件を確認すると、「うちは発生主義で問題ありません」の一点張り

フロントマンの会計部署以外の上席に確認しても、「うちにやりかたは問題ないです」と論点の異なる回答を繰り返すばかり。

ようやく会計部署が出てきて、「通常月は支払いベースの現金主義、会計期末に未払い金計上」をするとの回答を得られました。

馬鹿の一つ覚えで「発生主義を採用している」と思い込まず、しっかり自社の会計処理はどのように行っているか理解した上で、管理組合に正確な情報を伝え欲しいと思います。

【マンション管理セミナーのお知らせ】

2014年10月13日(祝日)14時から新宿にて「理事会運営力UP」をテーマにした勉強会を開催します。

興味のある方は下記URLをご覧ください。

http://www.idaken.net/study.html


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イ・ロ・ハと言っても明確に三種類だけではない出納方式
法的基準に合わせるとイ・ロ・ハ方式の三パターンしかマンション出納のフローがないと信じている方もいるようですが、管理会社によって様々な出納パターンがあります。

出納方式が適法か否かを管理組合が判断すること難しいと思います。

区分所有者→金融機関→組合名義の収納口座→費用支払い→組合名義の保管口座

区分所有者→金融機関→管理会社名義の収納口座→費用支払い→組合名義の保管口座

区分所有者→金融機関→管理会社名義の収納口座→組合名義の収納口座→費用支払い→組合名義の保管口座

区分所有者

金融機関→管理費:管理組合名義の収納口座→費用支払い→組合名義の保管口座

積立金:組合名義の保管口座

区分所有者

金融機関

組合名義の収納口座→管理会社名義の収納口座→費用支払い→組合名義の保管口座

組合名義の保管口座

等々

契約の前段で交付する重要事項説明書において、この流れを間違えて記載したり、説明内容が不十分であったりしている管理会社もあります。

そもそも、管理会社の会計システムがなるべく変更しないように、国土交通省の指示による若干のアレンジメントをしているので実態なので、統一性がまったくありません。

わかりやすさや安全性を考えると、これじゃなければだめという2・3の出納方式のみ許可にすればいいのにと思ってしまいます。

業界がやりやすいように・・を考えた法律なのでしょう。

2014年10月13日開催マンション管理セミナーの案内

セミナー専用ホームページはこちらから↓↓

http://www.idaken.net/study.html

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マンション管理士を必死に排除しようとする管理会社
コンサルタントを起用しようと検討しているマンションでは、コンサルタント導入を排除しようと管理会社はさまざまなプレッシャーを理事会にかけてきます。

たとえば・・・

1)「ブランド・実績がある管理会社と、規模が小さなコンサルタントとどちらが信用できるのか考えてください。」と会社の売り上げや規模で管理会社とコンサルタントを比較させようとする。

2)悪いうわさをでっちあげたり、どこかのブログ等の記事をインターネットの有益としてもってきたり、コンサルタントは粗悪な業務を提供する危険な存在と不安を煽る

3)管理会社シンパの役員は組合員を利用して、コンサルタントを起用することはとんでもない!と内部分裂を仕掛ける

4)管理会社見直しの場合はコンサルタント起用の可能性を察知すると減額提案をして私たちも最大限努力していますと先手を打ち、少ない値引きでお茶を濁し、大幅な削減とコンサルタント起用を進みにくいようにする

5)大規模修繕の場合は、「管理会社元請は信頼・実績・経験から安心」と強烈にアピールし、管理会社以外の選択肢をとることが不安に感じるよう啓発する

6)改革派(コンサルタントを起用を進める)の役員が孤立化するよう、役員や組合員に根回しを行う

こんなパターンは普通にやってきます。

最近では、コンサルタントを起用する場合の壁は組合員の合意形成ではなく、管理会社の妨害工作をいかに排除するか考えなくてはならないマンションが増えています。

管理委託契約見直し(管理会社選定)で外部コンサルタントが入ると、自分たちのさぼっている部分や、高額な委託費がマンション側に露呈されることになります。管理会社変更のリスクはもちろん、そのまま管理を続けられたとしても、今までよりも安い金額で高いサービスを求められるので「うまみの少ない」契約先に変わります。

楽(らく)して大きく儲けるは管理業界に蔓延しているビジネスモデルです。

外部コンサルタントの起用は、管理会社にとってはマイナス面が多い話ですが、悪いサービスを高値で買っていた組合側とすれば、適切な金額でサービスの質が向上するわけですから、こんな良い話はありません。

管理会社お任せで組合の主体性が失われる洗脳はじわじわと、組合員の考え方を蝕んで生きます。

管理会社の見直しやコンサルタント起用は、言わば「意識改革」になります。管理会社が裏で糸を引き、マンション側にプレッシャーをかけると洗脳を解くことが困難です。

組合員への「理解・協力」「合意形成」を取ることは、必ずしも簡単なことではありません。

組合にとって大きなメリットがある管理委託契約見直しが途中で頓挫せぬよう、管理会社の妨害工作を跳ね除け、「適正」な管理ができるよう意識改革に取り組んでください。

2014年10月13日開催マンション管理セミナーの案内

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テーマ:住宅・不動産 - ジャンル:ライフ

管理会社相見積もりには総会決議は必要か!?
理事会が住民の同意を得ずに、管理会社の相見積を取ったことが原因で紛糾したマンションの相談を行ったケースがいくつかあります。

何で、こんな重要なことを理事会が勝手に進めるんだ!越権行為だと相見積を取った理事会を責め立てます。

そもそも、管理会社の相見積を取るために総会決議等の同意が必要なのでしょうか?

私は、相見積を取ること自体は住民への事前告知や総会決議は不要だと思います。

例えば工事を一例に取ると、相見積を取る行為は普通に行われています。これについては総会決議を取っているわけではありません。むしろ、相見積を取らないで管理会社へ特命発注すると、「運営が甘い」と総会でお叱りを受けます。

確かに、事前に相見積を取りますよと、住民に事前告知することは丁寧なやり方なのでしょうが、事前告知しないことにより理事会が責められる理由は見当たりません。

この話を聞くと、組合のために価格の妥当性を知ることを目的として理事会が相見積を取っているのに、組合員から抗議されるのは何か不思議な気がします。

よくよく、相談先のマンションのお話を聞いていると、理事会議事録回覧前に、組合員からクレームがはいることもあるようで、どうやら管理会社が一枚噛んでいる可能性が高いようです。

管理会社にとって相見積を取られることは、比較対象ができることで減額交渉をされる、また、他社の良いアピールを受けると管理会社を変更されてしまうと、マイナス面しか感じられないと思います。

管理会社は、相見積もりの動きを察知すると、フロントの上席者が飛んできて、ちょうど減額提案する予定でした等適当なことを言って、仕様を落としたり、再委託先を変えたり、自社の本願である利益を落とさずに、お茶を濁した削減提案でごまかそうとします。

管理会社提案が通らない場合は、管理会社の味方になる組合員をリサーチし、その組合員を利用して「相見積はいけない」「理事会は暴走している」等の誤った情報操作を仕掛けてきます。

自社の利益を守るためなら、泥臭いことをいくらでもやってきます。正しいことをしている理事会が悪者に仕立て上げられないように予防線を張ることが必要です。

【マンション管理勉強会のご案内】

管理会社お任せではなく、マンション側が管理会社を上手に活用できるよう理事会の力をつけていく必要があります。

10月13日(祝日)14時より、新宿にて8名定員、会費無料の勉強会を開催します。

今回のテーマは「理事会運営力UP」です。

1年任期総入れ替え持ち回りでも、工夫をすれば運営力が向上する余地は多くあります。

マンション管理士が経験を踏まえたヒントを提供するとともに、皆様のマンションの成功例・失敗例を情報交換したいと思います。

セミナーは2時間を予定し、終了後は会費制(500-1000円程度)で管理組合情報交換会・親睦会を予定しています。

詳しくは下のアドレスをクリックして頂ければ、案内ページへジャンプします。

http://www.idaken.net/study.html

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